Tổ chức sự kiện họp lớp là một hoạt động mang tính tập thể, không cần cầu kỳ mà chỉ cần chú trọng vào sự đầm ấm, thân mật. Tuy nhiên, buổi họp lớp vẫn cần có cách tổ chức cơ bản để mang đến chương trình hấp dẫn và ý nghĩa. Bạn hãy tham khảo 6 bước lập kế hoạch tổ chức họp lớp dưới đây để có một sự kiện cây nhà lá vườn thành công.
Lựa Chọn Thời Gian Tổ Chức
So với nhiều sự kiện khác, lựa chọn thời gian tổ chức họp lớp sẽ có phần đơn giản và linh hoạt hơn, nếu như đạt được sự đồng thuận của tất cả các thành viên tham dự. Nhiều lớp tổ chức họp lớp mỗi năm một lần, nhưng cũng có lớp lấy mốc 5 năm tổ chức một lần. Còn đối với những chương trình họp khóa, thời gian được chọn thường dài hơn, từ 10 năm, 15 năm hoặc 20 năm…
Kinh nghiệm tổ chức sự kiện cho thấy, để tổ chức sự kiện họp lớp dễ dàng hơn, chương trình họp lớp nên được diễn ra vào cuối tuần hoặc trong dịp nghỉ lễ dài như nghỉ lễ 30/4; quốc khánh 2/9… Lúc này mọi người sẽ có nhiều thời gian và khả năng đến tham dự sẽ cao hơn.
Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng hình thức trưng cầu dân ý để mọi người cùng thảo luận và lựa chọn nên tổ chức họp lớp vào thời điểm nào.
Xác Định Số Lượng Và Thành Phần Người Tham Dự
Bước tiếp theo trong khi lập kế hoạch tổ chức họp lớp chính là xác định thành phần và số lượng người đến tham dự để từ đó có định hướng nội dung và lựa chọn địa điểm tổ chức phù hợp.
Thành phần tham dự buổi họp lớp thường là các thầy cô giáo, các thành viên trong lớp và người thân trong gia đình các thành viên (tùy theo mục đích tổ chức).
Dự Trù Ngân Sách Tổ Chức Họp Lớp
Ngân sách tổ chức sự kiện bao giờ cũng là chủ đề nhạy cảm với mỗi sự kiện. Để tổ chức sự kiện thành công việc dự trù trước chi phí sẽ giúp cho kế hoạch tổ chức họp lớp tốt hơn, có tính khả thi cao hơn. Bạn cần liệt kê các hạng mục cần chi tiêu cho sự kiện, rồi từ đó xác định đâu là hạng mục cần thiết, đâu là việc không cần để từ đó giúp bạn sử dụng ngân sách vừa hợp lý vừa đạt hiệu quả.
Xây Dựng Kịch Bản Tổ Chức Họp Lớp
Xây dựng kịch bản tổ chức họp lớp sẽ phụ thuộc vào bạn muốn chương trình họp lớp của mình diễn ra thế nào và để lại những xúc cảm đến người tham dự ra sao. Tuy vậy những yếu tố cần phải đảm bảo là:
- Thu hút được sự quan tâm của các thành viên tới tham dự sự kiện họp lớp này.
- Nội dung mới lạ, hấp dẫn
- Các chương trình giao lưu văn nghệ
- MC phù hợp
- Tạo điểm nhấn khi tổ chức sự kiện giao lưu
- Đề cao sự kiện tri ân thầy cô
- Lưu lại những khoảnh khắc đáng nhớ như: ảnh lớp, ảnh sự kiện teambuilding, video clip…
Ngoài ra bạn có thể thuê một công ty tổ chức sự kiện teambuilding uy tín như Việt Vision Team Building và cân nhắc về việc tổ chức một buổi Teambuilding vui nhộn, thay đổi không khí, làm tươi trẻ và khơi gợi về thuở học sinh tinh nghịch.
Lựa Chọn Địa Điểm Tổ Chức Họp Lớp
Nếu là hình thức họp lớp đơn giản, địa điểm tổ chức họp lớp hay được đặt ở các nhà hàng, quán ăn. Tuy nhiên cần lưu ý lựa chọn địa điểm gần khu vực trung tâm, thuận tiện đi lại; không gian phù hợp với số lượng người tham dự để chương trình đạt được hiệu quả mong muốn.
Hơn nữa, xu hướng gần đây cho thấy các sự kiện tổ chức họp lớp thường sử dụng hình thức tổ chức họp lớp kết hợp cùng du lịch team building. Cùng tham khảo Top 10 địa điểm tổ chức họp lớp tại/ gần Hà Nội sau đây:
Top 5 Nhà Hàng Tổ Chức Sự Kiện Họp Lớp Tại Hà Nội
– Nhà hàng Aquaria Mỹ Đình: không gian châu Âu sang trọng với thiết kế từ tre nứa cùng cách bài trí mới lạ dem lại hững thú cho những người dến tham dự sự kiện giao lưu, họp lớp của bạn.
– Nhà hàng Thượng Hải: phục vụ món ăn thuần Việt như: dê núi Ninh Bình, trâu tươi cả con, gà đồi chạy bộ… trong không gian gần gũi, ấm cúng
– Nhà hàng Nắng sông Hồng: địa điểm tuyệt vời dành cho thực khách muốn khám phá ẩm thực Bắc Bộ đặc sắc và văn hóa người Hà Nội cũng như phong tục tập quán miền châu thổ sông Hồng.
– Nhà hàng Sông Hồng Village: là đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp với hàng ngàn bữa tiệc buffet, tiệc cưới và tiệc lưu động diễn ra hàng năm
– Nhà hàng Thu Hằng: kiến trúc dân gian độc đáo, hứa hẹn sẽ mang đến những khoảnh khắc vui vẻ và ngập tràn tiếng cười cho sự kiện họp lớp. Với các món ăn dân dã như gà nướng, lợn mán nướng, dê xào lăn…
Top 5 Resort Tổ Chức Sự Kiện Họp Lớp Gần Hà Nội
– Thảo Viên Resort: không gian thiên nhiên xanh mát trong lành cùng với nhiều tiện ích nổi bật như sân tennis, khu trượt cỏ, Thảo Viên Resort thực sự là một trong những điểm dừng chân tuyệt vời cho những ai muốn tổ chức họp lớp kết hợp du lịch.
– Asean Resort: tổ hợp nhà hàng đa dạng chuyên tổ chức tiệc lớn, và hoạt động đốt lửa trại được yêu thích cho các sự kiện họp lớp
– Sông Hồng Resort: không gian thiên nhiên xanh mát trong lành cùng với nhiều tiện ích nổi bật như sân tennis, khu trượt cỏ, Thảo Viên Resort thực sự là một trong những điểm dừng chân tuyệt vời cho những ai muốn tổ chức họp lớp kết hợp du lịch.
– Flamigo Đại Lải Resort: top 10 khu resort đẹp nhất thế giới, nên nếu đến với resort đẳng cấp 5 sao này, thích hợp tổ chức sự kiện gặp mặt có quy mô nhỏ, số lượng người tham dự ít.
– Melia Bavi Retreat: nằm trong vườn quốc gia Ba Vì, khu resort 4 sao này sở hữu không gian mới mẻ, hiện đại với thiết kế thân thiện với thiên nhiên môi trường.
Phân Công Nhiệm Vụ
Khi lập kế hoạch tổ chức họp lớp bạn phải phân chia công việc rõ ràng, cụ thể cho từng người. Cụ thể như: chuẩn bị tiệc, chuẩn bị nơi nghỉ ngơi, chuẩn bị cho chương trình, chuẩn bị cho khách mời.
Hoặc để thư thả cho cả bạn lẫn khách mời, Viet Vision Team Building sẵn sàng đem đến những trải nghiệm và khoảnh khắc đáng nhớ với dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói, chuyên nghiệp cũng như ghi lại những khoảnh khắc tuyệt vời khó quên nhất tại sự kiện họp lớp lần này.
