Ít ai biết rằng, nghề tổ chức sự kiện nghe có vẻ hào nhoáng nhưng góc khuất đằng sau là một nghề ấn chứa vô vàn những rủi ro. Do đó, nâng cao kỹ năng tổ chức sự kiện là một hành động vô cùng cần thiết với tất cả mọi người, dù là người nghiệp dư hay dân trong ngành.
Hãy tham khảo bài viết dưới đây của Viet Vision Team Building để có một sự kiện thành công, ý nghĩa.
Kỹ Năng Tổ Chức Sự Kiện Đầu Tiên: Luôn Cố Gắng Trong Mọi Tình Huống
Bạn hãy thử nghĩ lại: Trong quá trình tổ chức sự kiện, bạn đã làm gì khi có sự cố phát sinh? Sau khi giải quyết xong vấn đề, bạn có tìm hiểu nguyên do dẫn đến sự cố và rút ra bài học kinh nghiệm không? Nếu câu trả lời là không, thì bạn đang chỉ “chữa cháy” sự kiện.
Dưới đây là một số lý do khiến bạn luôn tự bào chữa cho sai lầm của chính mình.
Tôi Là Người Mới
Dù bạn là người mới, chưa có nhiều kinh nghiệm và kỹ năng tổ chức sự kiện nhưng đã được cấp trên tin tưởng giao nhiệm vụ tổ chức sự kiện, chứng tỏ bạn có khả năng đảm trách công việc đó.
Vì thế, nếu xảy ra vấn đề, bạn lại né tránh bằng lý do: tôi chưa có nhiều kinh nghiệm tổ chức. Lúc đó, tại sao sao bạn không cố gắng hết sức mình để giải quyết công việc? Và nếu gặp khó khăn, sao không nhờ đến sự giúp đỡ của đồng nghiệp, những người kề vai sát cánh bên bạn mỗi ngày?
Vậy nên, hãy biết cách tận dụng những khó khăn để học cách trưởng thành thay vì né tránh trách nhiệm.
Tôi Không Phải Là Người Biết Quản Lý Sự Kiện
Bạn đang tiếp tục phô bày sự tự ti một lần nữa. Bạn cần biết rằng một người quản lý sự kiện (Event Planner) xuất sắc đều đã từng không giỏi giống như bạn. Họ chỉ hơn bạn ở: biết vượt qua thử thách và luôn cố gắng học hỏi không ngừng nghỉ.
Do đó, hãy trình bày tất cả những ý tưởng, đề xuất mà bạn tin chúng sẽ để lại điểm nhấn tuyệt vời trong chương trình. Hãy luôn tự tin và thoải mái thể hiện con người của bạn.
Tôi Không Có Đủ Thời Gian
Một Event Planner chuyên nghiệp không bao giờ để một sự kiện chậm deadline. Khi nhận bất cứ yêu cầu nào từ khách hàng, họ sẽ dành thời gian để xây dựng chi tiết kế hoạch và hoàn thành công việc theo đúng tiến độ.
Mọi lý do về thời gian làm việc chưa đủ, nhân sự làm việc chậm hay một số thông tin còn thiếu… đều không được chấp nhận. Bởi rõ ràng đây là công việc của bạn, và bạn phải có trách nhiệm giải quyết chúng.
Hãy quản lý thời gian hiệu quả, phân chia công việc đúng khả năng và năng lực. Đó mới là điều một người tổ chức sự kiện giỏi cần có.
Kỹ Năng Tổ Chức Sự Kiện Thứ Hai: Học Hỏi, Nâng Cao Kiến Thức Và Kỹ Năng
Nếu nguyên nhân chính của việc thất bại là do bạn chưa đủ kinh nghiệm thì bạn cần rèn luyện, nâng cao những kiến thức và kỹ năng quan trọng sau:
Kiến Thức Về Marketing
Mục đích các công ty tổ chức sự kiện nhằm để tiếp thị, quảng bá sản phẩm, dịch vụ hay thương hiệu. Bởi vậy, một Event Planner cần có những kiến thức chuyên sâu về Marketing/ Branding để xây dựng chương trình phù hợp nhất.
Khả Năng Lập Kế Hoạch, Quản Lý Và Tổ Chức
Đây là những kỹ năng tổ chức sự kiện cơ bản mà mọi nhà quản lý sự kiện đều có. Tuy nhiên, sau mỗi sự kiện, bạn đừng quên rút ra các bài học kinh nghiệm bổ ích cho mình, biết đâu ngay sau đó lại có lúc cần dùng đến.
Sự Sáng Tạo
Con người thường bị thu hút bởi những gì mới lạ, độc đáo. Vì vậy, hãy dám nghĩ, dám làm. Bởi khả năng sáng tạo của bạn chưa biết chừng sẽ đem đến những ý tưởng khác biệt, các điểm nhấn ấn tượng và tạo sự ghi nhớ cho khách mời sau khi tham gia.
Hiểu Biết Về Nghệ Thuật, Công Nghệ
Kinh nghiệm tổ chức sự kiện lâu năm cho thấy, nghệ thuật và công nghệ là hai yếu tố không thể tách rời nếu muốn có sự kiện thành công. Để truyền tải chính xác thông điệp khách hàng muốn, bạn cần có hiểu biết và nhiều kinh nghiệm về nghệ thuật, đặc biệt là về kỹ năng đạo diễn sân khấu.
Hơn nữa, bạn cũng cần thường xuyên cập nhật các công nghệ, hiệu ứng mới nhất để đưa vào áp dụng trong chương trình.
Kỹ Năng Tổ Chức Sự Kiện Thứ Ba: Biết Nắm Bắt Tâm Lý Khách Hàng
Với bất kỳ ngành kinh doanh dịch vụ, hay trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, khách hàng luôn là thượng đế. Vì vậy, để khách hàng cảm thấy tin tưởng, hài lòng về chất lượng dịch vụ luôn là điều các đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp trăn trở. Do đó, hãy học cách nắm bắt tâm lý khách hàng.
Biết Cách Tạo Ấn Tượng
Thời điểm lần đầu tiên bạn tiếp xúc với khách hàng là lúc quan trọng nhất. Lúc này, hãy luôn thể hiện sự chuyên nghiệp trong từng lời nói, cử chỉ hay hành động. Khách hàng luôn đánh giá cao điều này và có những ấn tượng tốt đẹp kể cả khi họ chưa từng sử dụng dịch vụ.
Hơn nữa, bạn hãy đem đến cho họ những ý tưởng độc đáo, dịch vụ chất lượng đi kèm với phong cách phục vụ chuyên nghiệp. Tin chắc rằng họ sẽ không thể không hợp tác với bạn lần sau.
Thể Hiện Sự Quan Tâm Đến Khách Hàng Tiềm Năng
Với nghề tổ chức sự kiện, đối tượng khách hàng tiềm năng luôn cần được ưu tiên nhất. Chỉ có quan tâm, ưu ái như vậy, họ mới trở thành khách hàng thân thiết của bạn.
Đáp Ứng Mọi Nhu Cầu
Đừng chỉ chăm chăm làm những điều khách hàng muốn. Một người có kỹ năng tổ chức sự kiện tốt phải là người biết mang đến những gì khách hàng cần. Hãy đưa ra những thông tin hữu ích và hỗ trợ khách hàng tận tình để họ thấy bạn là nhà cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện đáng tin cậy.
Tạo Sự Tín Nhiệm
Khi bạn đã tạo được sự tin tưởng với khách hàng, họ sẽ là chiếc cầu nối đưa thương hiệu, dịch vụ của bạn đến những khách hàng mới bằng cách giới thiệu cho người quen hay đối tác. Bởi vậy, hãy tận dụng cơ hội “ngàn năm có một” này để phát triển và tổ chức những sự kiện ấn tượng, độc đáo.
Tóm lại, một người tổ chức sự kiện xuất sắc phải là người có đủ 3 kỹ năng: cố gắng hoàn thành tốt công việc; luôn học hỏi, nâng cao kiến thức kỹ năng và biết nắm bắt tâm lý khách hàng. Có như vậy, dù tổ chức sự kiện hay tổ chức team building đều dễ dàng nằm trong lòng bàn tay.
