Triển khai kế hoạch và ý tưởng chương trình team building như thế nào để đem lại hiệu quả thực sự là một câu hỏi mà bất kỳ công ty tổ chức team building nào cũng sẽ đặt ra. Đồng cảm với những khó khăn đó, dưới đây là các bước tổ chức team building hiệu quả, thành công cho bạn tham khảo.
Với nhiều năm kinh nghiệm tổ chức team building & sự kiện, Viet Vision Team Building – công ty cung cấp dịch vụ tổ chức team building chuyên nghiệp chia sẻ cho bạn cách thức tổ chức team building hiệu quả dựa trên một số yếu tố quan trọng:
- Phân công nhiệm vụ, tổ chức nhân sự
- Lựa chọn địa điểm hợp lý
- Lên kịch bản thực hiện và chọn lựa trò chơi
- Người quản trò vui tính, chuyên nghiệp
- Phân tích rủi ro
5 Bước Tổ Chức Team Building: Phân Công Nhiệm Vụ
Sau khi tập hợp thành công một đội ngũ nhân viên tổ chức chuyên nghiệp để tiến hành thực hiện chương trình, nhiều nhà quản lý cũng chưa nhận thức được hoặc đề cao được tầm quan trọng trong việc phân công nhiệm vụ cho từng thành viên hợp lý. Điều này dẫn đến hiệu quả công việc tổ chức team building không cao.
Phân công nhiệm vụ linh hoạt phù hợp với khả năng và tư duy của từng thành viên sẽ đảm bảo cho từng nhiệm vụ được hoàn thành hiệu quả. Khi đặt một cá nhân vào đúng vị trí của họ, tức là phù hợp với sở trường, năng lực, thế mạnh công việc sẽ được thực hiện xuất sắc.
5 Bước Tổ Chức Team Building: Lựa Chọn Địa Điểm Tổ Chức
Địa điểm tổ chức chương trình team building chủ yếu được phân loại thành hai dạng: địa điểm tổ chức team building trong nhà hoặc địa điểm tổ chức team building ngoài trời. Tùy thuộc vào các yếu tố khác như yêu cầu khách hàng, thời gian tổ chức, chi phí chương trình mà bạn có thể lựa chọn địa điểm tổ chức team building sao cho phù hợp.
Địa Điểm Tổ Chức Team Building Trong Nhà
Khác với địa điểm team building ngoài trời, một chương trình hay địa điểm tổ chức team building trong nhà có thể nằm ở văn phòng, hội trường, hay mảnh đất trống bằng phẳng có mái che.. an toàn và tiết kiệm chi phí. Không gian trong nhà thích hợp với số lượng nhỏ người tham gia, thường là từ 10-25 người với các trò chơi tập thể trong nhà chú trọng kỹ năng làm việc nhóm, nâng cao khả năng tư duy, hạn chế yếu tố vận động, di chuyển khoảng cách xa. Team building trong nhà thường thích hợp kết hợp với các buổi tổ chức hội nghị hội thảo, tiệc cuối năm, ngày hội gia đình và du lịch MICE.
Địa Điểm Tổ Chức Team Building Ngoài Trời
Địa điểm team building ngoài trời có đặc điểm không gian rộng lớn, thoáng mát không bị giới hạn bởi các yếu tố như rào, tường, đường bộ, … là những địa điểm tổ chức team building thú vị, hấp dẫn được yêu thích hơn cả. Với những đặc điểm này thì địa điểm team building ngoài trời thường phục vụ số lượng lớn thành viên tham gia với các thể loại trò chơi sôi động, vận động thể chất mạnh thường xuyên. Khu vực bãi biển, resort, công viên… là một số ví dụ điển hình về địa điểm tổ chức team building ngoài trời.
Ngoài ra, khoảng cách di chuyển từ nơi xuất phát đến địa điểm tổ chức team building cũng có thể ảnh hưởng đến chất lượng và hiệu quả chương trình. Những khách hàng nhỏ tuổi hay một lịch trình di chuyển quá xa, nếu không kết hợp với du lịch, đều có thể khiến khách hàng mệt mỏi, giảm hứng thú tham gia các trò chơi team building ngoài trời tập thể.
5 Bước Tổ Chức Team Building: Lên Kịch Bản Và Lựa Chọn Trò Chơi
Sau khi đã xác định được đối tượng khách hàng và địa điểm tổ chức team building, đối với chương trình team building ngoài trời, kịch bản một chương trình có thể chia ra thành các phần cơ bản: Chia đội chơi và khởi động; phổ biến luật chơi và tổ chức trò chơi team building; kết thúc chương trình team building.
Chia Đội Và Khởi Động
Các trò chơi team building sẽ được ban tổ chức lựa chọn trong khi hoàn tất khâu lên kịch bản và quyết định phân chia đội nhóm tham gia. Một trong những cách tổ chức teambuilding chính là hoàn thành công tác tập trung thành viên và chia thành các đội khác nhau.
Mỗi thành viên sẽ được phát áo đồng phục, dây màu chia đội, cờ nhóm (nếu có)… Mỗi đội sẽ chọn riêng người đội trưởng, khẩu hiệu, và đặt tên cho đội nhóm của mình cũng như chuẩn bị một tinh thần đoàn kết trước khi tham gia trò chơi team building hấp dẫn.
Màn khởi động chương trình thường bắt đầu bằng tổ chức trò chơi, game mini hoạt náo và khuấy động không khí.
Phổ Biến Và Tổ Chức Trò Chơi
Bất cứ ai cũng đều băn khoăn trước câu hỏi: Tổ chức team building như thế nào cho thành công, ý nghĩa? Phổ biến luật chơi là một phần ngắn nhưng lại rất quan trọng đối với việc tổ chức trò chơi team building. Bởi nó sẽ giúp tránh được nhiều tình huống bất ngờ, giải quyết được nhiều mâu thuẫn giữa các thành viên do không nắm rõ quy định nào đó của trò chơi.
Trong quá trình tổ chức trò chơi team building, người dẫn chương trình hay người quản trò sẽ khéo léo điều khiển, dẫn dắt các hoạt động trò chơi, hoạt động tập thể trở nên thú vị khiến mọi thành viên đều cảm thấy hứng khởi, mong muốn thể hiện và bùng cháy hết mình.
Ngoài ra, họ cũng là người đảm bảo từng trò chơi team building trong kịch bản sẽ được thực hiện trong khoảng thời gian cố định.
Kết Thúc Chương Trình Team Building
Sau những giây phút hoạt động tập thể và vui chơi, ban tổ chức sẽ tập trung các thành viên lại với nhau và tổng hợp kết quả, vinh danh đội thắng cuộc cũng như trao quà tặng. Bên cạnh đó, bình chọn các giải thưởng cá nhân như thành viên mạnh mẽ nhất, đội trưởng xuất sắc nhất… hoặc theo đội nhóm như đội đoàn kết nhất, đội độc đáo nhất… sẽ hứa hẹn là một phần không thể thiếu.
Cả đoàn sẽ cùng nhau chia sẻ kinh nghiệm trong quá trình tham gia trò chơi của mình và xem lại những khoảnh khắc đáng nhớ. Cuối cùng, bài hát tập thể ý nghĩa, vui nhộn sẽ khép lại chương trình trò chơi team building.
5 Bước Tổ Chức Team Building: Nhân Sự Chuyên Nghiệp
Trong nhiều yếu tố, người MC dẫn chương trình hay người quản trò đóng vai trò vô cùng đặc biệt đối với toàn bộ quá trình trò chơi team building thú vị diễn ra. Một quản trò vui tính chuyên nghiệp sẽ là người bắt nhịp cho các thành viên hòa vào không khí hứng khởi của các trò chơi team building cần nhiều sự nhanh nhạy, vận động và tinh thần đoàn kết giữa mọi người. Đối với khách hàng là trẻ em thì người quản trò càng quan trọng hơn nữa trong công tác tổ chức team building thành công.
Trong một chương trình team building lớn, ban tổ chức có thể có đến 2-3 người dẫn chương trình để điều tiết và dẫn dắt chương trình tổ chức team building hiệu quả hơn.
Hai nhân tố cần thiết đối với một người quản trò đó là: tính cách người quản trò và kinh nghiệm tổ chức, dẫn dắt các hoạt động trò chơi team building hiệu quả. Viet Vision Team Building luôn có những MC dẫn chương trình và quản trò với tâm hồn rộng mở, bản lĩnh, tài năng, kinh nghiệm vững vàng sẵn sàng đóng góp khả năng của mình cho hoạt động trò chơi team building của chương trình.
5 Bước Tổ Chức Team Building: Phân Tích Rủi Ro
Quản trị rủi ro trong quá trình tổ chức chương trình team building sẽ giúp ban tổ chức chủ động và phản ứng linh hoạt trong nhiều sự cố bất ngờ. Hai bước tổ chức team building mà bất kỳ nhà tổ chức sự kiện, team building chuyên nghiệp nào cũng cần phải làm đó là: xác định trước những rủi ro có thể xảy ra; đề ra các biện pháp linh hoạt trong tình huống đó nhằm bảo đảm hoạt động team building diễn ra theo đúng kế hoạch.
Một số câu hỏi nên đặt ra trong phần này có thể kể đến như:
Những sự kiện, chương trình team building nào có tính chất tương tự mà công ty đã từng tổ chức trong quá khứ?
Rủi ro nào đã xảy ra và tác động của rủi ro này đến chương trình?
Tần suất xuất hiện của từng loại rủi ro?
Biện pháp nào có thể áp dụng để phòng ngừa, ngăn chặn hay khắc phục?
Rủi ro có khả năng gặp phải trong chương trình team building?
Đánh giá và đề xuất phương án để quản trị rủi ro trong tổ chức chương trình?
Ngoài ra, phân tích yêu cầu ban đầu của khách hàng hay các rủi ro phát sinh từ thời gian diễn ra chương trình team building cũng là hai yếu tố quan trọng cần xem xét. Căn cứ vào các nhóm rủi ro thường gặp, từ đó có giải pháp khắc phục và quản trị rủi ro hiệu quả.
Viet Vision Team Building luôn tự hào là một trong những công ty tổ chức team building và sự kiện chuyên nghiệp, uy tín hàng đầu Việt Nam. Đến với chúng tôi, bạn sẽ được trực tiếp trải nghiệm dịch vụ và cách thức tổ chức chương trình team building hiệu quả, thái độ làm việc chuyên nghiệp, cùng chi phí hợp lý, cạnh tranh!
