Dịp cuối năm đang đến gần, đây là thời điểm diễn ra rất nhiều chương trình sự kiện khác nhau. Tổ chức hội nghị tri ân khách hàng là một sự kiện không thể thiếu trong chuỗi các sự kiện quan dịp cuối năm của một công ty.
Tổ chức hội nghị tri ân khách hàng là cách tốt nhất công ty gửi lời cám ơn tới sự đồng hành của khách hàng và tăng cường mối quan hệ hợp tác lâu dài giữa hai bên. Hiểu được tầm quan trọng của việc tri ân khách hàng nhưng không phải đơn vị nào cũng có thể tổ chức một chương trình tri ân khách hàng hoàn hảo, xứng tầm. Vì thế để có thể tổ chức hội nghị tri ân khách hàng đúng nghĩa, bạn cần nắm rõ quy trình tổ chức hội nghị tri ân khách hàng chi tiết nhất dưới đây.
Lên Danh Sách Khách Mời
Bước đầu tiên trong việc tổ chức sự kiện chính là lên danh sách khách mời, những người tới tham dự, quyết định một nửa thành công của sự kiện. Bạn phải lên một danh sách khách mời chi tiết, cụ thể nhất để xác định số lượng người tham dự sự kiện cũng như xác định đối tượng khách tham dự sự kiện gồm những thành phần nào.
Nếu trong hội nghị tri ân khách hàng có thành phần khách mời là trẻ em hay người lớn tuổi thì cần chuẩn bị những gì, cần chú ý những gì, đây là điều hết sức quan trọng mà một người tổ chức sự kiện cần nắm rõ. Và từ đây, bạn mới có thể lên kế hoạch tổ chức hội nghị tri ân khách hàng tiếp theo.
Lên Ý Tưởng Và Xây Dựng Kế Hoạch Tổ Chức Hội Nghị Tri Ân Khách Hàng
Sau khi đã có thành phần khách mời tham dự, bạn sẽ phải bắt đầu lên ý tưởng tổ chức hội nghị hội thảo tri ân khách hàng. Bạn cần lên ý tưởng tổ chức sáng tạo, tránh đi theo lối mòn của những sự kiện công ty đã từng tổ chức hay những sự kiện của các đối thủ cạnh tranh đã từng thực hiện.
Một chương trình thành công phải dựa trên một ý tưởng sáng tạo, độc đáo nhưng vẫn phải phù hợp với định hướng phát triển của công ty và đối tượng khách hàng tới tham dự. Tổ chức sự kiện hội nghị tri ân khách hàng thành công, hấp dẫn sẽ là bước đệm lớn tạo dựng mối quan hệ của công ty với khách hàng, gây dựng nhiều ấn tượng tốt đẹp hơn của khách hàng dành cho công ty của bạn.
Khi đã có ý tưởng tổ chức sự kiện, bạn cần phải xây dựng kế hoạch sơ bộ về chương trình:
Chủ Đề Chương Trình
Mỗi chương trình nên theo một chủ đề nhất định nhằm truyền tải một thông điệp nào đó, điều này sẽ khiến cho tiệc tri ân khách hàng ý nghĩa và ấn tượng hơn. Và dĩ nhiên, bạn cũng không thể quên đặt cho chương trình tổ chức một cái tên. Tên chương trình chính là chìa khóa giúp chương trình của bạn có thu hút người tham dự hay không và khiến họ nhớ đến bạn như thế nào.
Địa Điểm Tổ Chức Hội Nghị Khách Hàng
Bạn cần phải nắm rõ địa điểm tổ chức sự kiện có thích hợp với ý tưởng chương trình của bạn không, giao thông có thuận tiện và dễ tìm không. Bạn lưu ý nên chọn những địa điểm tổ chức hội nghị khách hàng ở vị trí trung tâm, đường xá dễ tìm và không khó khăn trong việc đi lại, điều này sẽ khiến khách hàng cảm thấy thoải mái và không ngại di chuyển. Bạn có thể tham khảo địa điểm tổ chức hội nghị hội thảo tại Hà Nội để có thêm gợi ý về địa điểm tổ chức nhé.
Thời Gian Tổ Chức Tri Ân Khách Hàng
Bạn nên chọn khoảng thời gian hợp lí cho khách hàng dễ dàng tham dự. Hai ngày cuối tuần – thứ 7 & Chủ Nhật và khung giờ chiều tối là những phương án lựa chọn thích hợp cho bạn để khách hàng tham dự đầy đủ và thoải mái.
Triển Khai Kế Hoạch Tổ Chức
Đây là bước vô cùng quan trọng để biến ý tưởng tổ chức hội nghị tri ân khách hàng thành thực tế, những bước bạn cần phải làm đó là:
Thiết Kế Nội Dung
Bạn cần có đội ngũ thiết kế riêng hoặc thuê những đơn vị uy tín chuyên thiết kế thiệp mời, thiệp cảm ơn, sân khấu, backdrop, banner, standee… Những thứ đó cần được thiết kế theo chủ đề mà chương trình đã chọn như vậy sẽ tạo ấn tượng và sự kiện của bạn để lại nhiều dấu ấn hơn.
Thực Hiện Thi Công
Sau khi đã chuẩn bị tương đối, bạn cần có đội ngũ thi công, set up tại địa điểm tổ chức. Việc thi công nên bắt đầu trước từ 1-2 ngày tổ chức hội nghị tri ân khách hàng. Nếu chương trình có phát sinh rủi ro không thực hiện được như kế hoạch ban đầu, bạn cần có những phương án dự phòng để đảm bảo chương trình diễn ra đúng kế hoạch.
Hậu Cần
Việc của ban hậu cần chính là phát thiệp mời đến khách hàng, chuẩn bị quà tri ân khách hàng. Nếu chương trình hội nghị khách hàng cuối năm có tiệc thì ban hậu cần cần chu đáo lên thực đơn và giám sát quá trình lên món để món ăn được phục vụ đúng theo kế hoạch.
Tổ Chức Chương Trình Tri Ân Khách Hàng
Phần tổ chức chương trình hội nghị khách hàng sẽ bao gồm những hạng mục sau:
Thủ Tục Đón Khách
Đây là phần lễ vô cùng quan trọng. Để tiết kiệm thời gian, bạn nên chuẩn bị sẵn một bàn check in và bản danh sách khách mời có sẵn. Lễ tân nên chủ động xin tên khách để làm thủ tục check in, tránh việc khách phải đi tìm để đăng kí tên.
Hướng Dẫn Khách Vào Chỗ Ngồi
Bạn nên chuẩn bị sẵn một sơ đồ chỗ ngồi, nơi nào dành cho khách VIP, nơi nào dành cho khách tham dự bình thường và lễ tân phải là người nắm rõ nhất vị trí đó. Lễ tân phải chủ động hướng dẫn chỗ ngồi cho khách, tránh việc khách hàng phải đi tìm chỗ ngồi gây lộn xộn cho chương trình và tạo thái độ khó chịu cho khách.
Phát Biểu Tri Ân Khách Hàng Của Lãnh Đạo Công Ty
Bạn nên chuẩn bị một bài phát biểu thân mật, lời lẽ ấm áp nhằm bày tỏ sự cám ơn của ban lãnh đạo công ty dành cho quý khách hàng.
Tặng Quà Lưu Niệm
Vì là tiệc tri ân khách hàng nên phần quà tặng dành cho khách hàng là không thể thiếu. Bạn nên nắm rõ số lượng khách mời để chuẩn bị đủ phần quà cho lượng khách mời tới tham gia, tuyệt đối không để trường hợp thiếu quà.
Khai Tiệc
Tổ chức hội nghị tri ân khách hàng không thể thiếu phần ăn uống. Tùy vào kinh phí bạn có thể lựa chọn thực đơn món ăn phù hợp, nhưng vẫn phải đảm bảo hợp khẩu vị và chất lượng dinh dưỡng.
Tiễn Khách
Sau khi buổi tiệc kết thúc, lễ tân nên đứng ở cửa ra vào để có lời cám ơn đến các khách hàng tới tham dự. Điều này thể hiện sự chu đáo và phong cách làm việc chuyên nghiệp của công ty.
Kiểm Soát Rủi Ro Sự Kiện Tri Ân Khách Hàng
Hội nghị tri ân khách hàng là một buổi tiệc hết sức quan trọng của công ty. Nhưng đâu phải công ty nào cũng có đủ nguồn nhân lực để thực hiện cũng như nắm rõ cách tổ chức hội nghị tri ân khách hàng. Vì vậy, việc lựa chọn một đơn vị tổ chức sự kiện uy tín để tổ chức là điều đặc biệt phù hợp cho công ty khi tổ chức tiệc tri ân khách hàng.
Với kinh nghiệm tổ chức sự kiện hơn 10 năm trong ngành, đội ngũ Viet Vision Team Building tự hào khẳng định có thể đem tới những chương trình tri ân khách hàng hấp dẫn, tốt nhất làm hài lòng quý khách, xứng đáng với sự tin yêu, lựa chọn của công ty bạn.
