Mẫu Kế Hoạch Tổ Chức Sự Kiện Chi Tiết Cho Doanh Nghiệp

Nếu bạn còn đang lo lắng không biết lập kế hoạch tổ chức sự kiện như nào thì có thể tham khảo bài viết mẫu lập kế hoạch tổ chức sự kiện chuyên nghiệp nhất dưới đây.

Tổ chức sự kiện đang trở thành một ngành không thể thiếu trong cuộc sống ngày nay, có rất nhiều loại hình sự kiện chúng ta bắt gặp thường ngày như: tổ chức đám cưới, tổ chức sự kiện lễ ra mắt sản phẩm mới, tổ chức lễ khai trương, tổ chức hội nghị tri ân khách hàng,…

Mỗi một sự kiện được tổ chức với quy mô và cách thức khác nhau nhưng sự kiện nào cũng quan trọng theo cách riêng của nó. Vậy nên trước khi sự kiện được diễn ra, bạn cần lên một kế hoạch tổ chức sự kiện chuyên nghiệp nhất.

Xác Định Loại Hình Tổ Chức Sự Kiện

Trước khi bắt tay vào lên mẫu kế hoạch chi tiết tổ chức sự kiện, bạn cần nắm rõ sự kiện mình sắp tổ chức là gì? Đó là tổ chức tiệc cuối năm, lễ khai trương, lễ kỉ niệm thành lập công ty,…  Việc xác định loại hình tổ chức sự kiện rất quan trọng, nó giúp bạn hiểu những bước tiếp theo mình cần thực hiện trong khâu lên kế hoạch.

Xác Định Mục Tiêu Và Kết Quả Đạt Được

Xác định mục tiêu sản phẩm là bước khá quan trọng trong tổ chức sự kiện. Một sự kiện được diễn ra cần phải xác định rõ mục tiêu hướng tới là gì và đạt được thành công gì sau khi kết thúc. Từ việc xác định mục tiêu tổ chức sự kiện, bạn mới có thể lên kế hoạch cụ thể, xây dựng ý tưởng tổ chức sự kiện độc đáo cho chương trình.

Xác Định Thời Gian Tổ Chức Sự Kiện

Bước tiếp theo trong việc lên kế hoạch là chọn thời gian tổ chức sự kiện. Thành công của sự kiện liên quan rất nhiều đến thời gian tổ chức. Bạn nên chọn khoảng thời gian tổ chức sự kiện mà khách mời tham dự sự kiện được đông nhất. Cuối tuần và buổi tối được xem là thời điểm lý tưởng nhất để tổ chức sự kiện, vì khi đó khách mời có nhiều thời gian nán lại dự sự kiện từ đầu tới cuối.

Riêng đối với các sự kiện quan trọng như lễ khai trương, lễ động thổ,… thì việc chọn ngày tốt là rất quan trọng. Ngày đẹp, tốt thường được chọn theo lịch âm vào những ngày chẵn mang ý nghĩa tròn đầy, sung túc. Đối với những sự kiện quan trọng, bạn nên tránh tổ chức vào những ngày “tam nương” như ngày 3, 5, 7.

Lên Danh Sách Khách Mời

Trong các sự kiện, khách mời là đối tượng chính tạo nên không khí cho sự kiện. Bạn cần lên danh sách khách mời dựa trên mục tiêu của sự kiện bạn tổ chức là gì. Danh sách khách mời nên có được phân loại cụ thể và chi tiết như: các đối tượng khách mời thuộc độ tuổi, trình độ, tầng lớp xã hội… nào?.

Xây dựng một bản danh sách khách mời chi tiết sẽ giúp bạn giảm thiểu vấn đề mời thiếu khách hoặc số lượng khách tham dự vượt quá so với dự kiến. Hơn nữa, từ đây với số lượng khách mời bạn cũng có thể chuẩn bị chu đáo các khâu tiếp theo như chuẩn bị quà tặng khách mời, lên thực đơn tiệc,…

Xác Định Địa Điểm Tổ Chức Sự Kiện

Địa điểm tổ chức sự kiện rất phong phú. Tùy theo loại hình sự kiện bạn sẽ chọn được địa điểm tổ chức sự kiện. Trước khi chọn địa điểm tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, bạn nên xác định được số lượng khách mời tham dự và quy mô của sự kiện. Từ đó, bạn sẽ có được bản danh sách tổng hợp địa điểm tổ chức sự kiện đẹp, lý tưởng phù hơp với sự kiện của bạn.

Bạn nên gọi trước cho địa điểm tổ chức sự kiện để xác nhận có thể tổ chức sự kiện vào thời gian mong muốn. Sau đó bạn nên đến trực tiếp địa điểm tổ chức sự kiện để xác nhận xem địa điểm đó có diện tích như nào, bên trong được trang bị những thiết bị ra sao, phía cho thuê địa điểm tổ chức event có thể chuẩn bị cho bạn những vật dụng gì. Từ việc xác định địa điểm tổ chức bạn sẽ có kế hoạch trang trí không gian tổ chức sự kiện cho phù hợp.

Dự Trù Kinh Phí Cho Buổi Sự Kiện

Trong bản kế hoạch tổ chức chương trình sự kiện, bạn cần lên danh sách công việc cần mua sắm để có thể dự trù kinh phí chính xác nhất cho buổi sự kiện. Bạn nên xây dựng bản kế hoạch tổ chức sự kiện khai trương chi tiết, cụ thể để tránh tình trạng kinh phí bị đội lên nhiều trong quá trình chuẩn bị. Nếu bạn được giao cho một khoản kinh phí cố định để chuẩn bị sự kiện thì bạn nên dự trù kinh phí từng khoản để phù hợp với khoản tiền mình có.

Xây Dựng Kế Hoạch Truyền Thông

Kế hoạch truyền thông cho một sự kiện cần được thực hiện ngay từ trước khi bắt đầu sự kiện, trong khi tổ chức và cả khi kết thúc sự kiện. Truyền thông cho sự kiện sẽ giúp bạn thu hút được khách hàng mục tiêu quan tâm tới sự kiện đó. Nếu bạn tổ chức sự kiện lễ khai trương hoặc tổ chức lễ ra mắt sản phẩm mới…, các hoạt động doanh nghiệp có thể làm sau khi kết thúc sự kiện đó là tổ chức các hoạt động xúc tiến, quảng bá, đem lại hiệu quả cho hoạt động thương mại, kinh doanh của doanh nghiệp.

Xây Dựng Kịch Bản Chương Trình

Sau khi đã có kế hoạch tổ chức sự kiện sơ bộ, bạn cần xây dựng một kịch bản chương trình tổ chức chi tiết. Kịch bản tổ chức events sẽ có nội dung chương trình, lời MC dẫn chương trình, thứ tự tổ chức các hoạt động diễn ra trong sự kiện.

Xác Định Tiến Độ Thực Hiện

Trước khi bắt tay vào chuẩn bị sự kiện, bạn cần xác định thời gian hoàn thành công việc cụ thể. Việc xác định thời gian chuẩn bị cho từng mục công việc giúp bạn dễ kiểm tra và kiểm soát rủi ro hơn. Nếu trong quá trình thi công, tổ chức chương trình có vấn đề phát sinh bạn cũng có thể lên kế hoạch kịp thời giải quyết và đưa ra phương án thay thế.

Đo Lường, Đánh Giá Kết Quả Của Sự Kiện

Sự kiện kết thúc không phải là công việc của bạn đã hoàn toàn kết thúc. Hiệu quả sự kiện sẽ được đánh giá dựa trên mục tiêu ban đầu sự kiện đặt ra. Từ đó bạn có thể xác định sự kiện của mình tổ chức có thực sự thành công hay không?

Thành công của sự kiện chính là cách để khẳng định tên tuổi, là bộ mặt tổ chức của công ty tổ chức sự kiện đó. Vì vậy tất cả chúng ta đều mong muốn khi bắt tay vào tổ chức một sự kiện nó sẽ mang lại hiệu quả cao. Viet Vision Team Building tự hào có thể đem đến cho bạn một sự kiện thành công, ấn tượng dành cho bạn và đảm bảo sự thành công của sự kiện đúng như những gì bạn mong muốn.

Viet Vision Team Building – Công Ty Tổ Chức Sự Kiện Chuyên Nghiệp – Uy Tín

TỔ CHỨC HỘI NGHỊ HỘI THẢO

TỔ CHỨC TIỆC TẤT NIÊN CUỐI NĂM

TỔ CHỨC NGÀY HỘI GIA ĐÌNH

TỔ CHỨC LỄ RA MẮT SẢN PHẨM MỚI

TỔ CHỨC LỄ KỶ NIỆM THÀNH LẬP CÔNG TY

TỔ CHỨC LỄ KHAI TRƯƠNG KHÁNH THÀNH