Phải có một êkíp chuyên nghiệp mới tạo nên một sự kiện thành công. Điều này đúng nhưng chưa đủ. Bởi hơn hết, phải có một người tổ chức sự kiện (Event Planner) giỏi thì mới có thể lèo lái sự kiện đi đến bến bờ của thành công.
Bài viết này sẽ mang tới cho bạn những cái nhìn tổng quát nhất về người tổ chức sự kiện – Khái niệm, kỹ năng & tố chất cần có.
Người Tổ Chức Sự Kiện – Event Planner Là Ai?
Người tổ chức sự kiện hay tên tiếng Anh là Event Planner hiểu đơn giản là người lên kế hoạch và thực hiện nhiệm vụ quản lý chung cho mỗi chương trình, sự kiện. Ở một số trường hợp, Event Planner còn được coi như một người quản lý dự án (Project Manager).
Hiểu theo định nghĩa của Bộ lao động Mỹ: Các cuộc họp và hội nghị có mục đích mang mọi người đến cùng nhau theo một mục tiêu gì đó, thì người event planner phải đảm bảo sự kiện đạt được mục đích này. Mọi chi tiết của hội nghị từ diễn giả, địa điểm cho đến các tài liệu in ấn, thiết bị âm thanh đều phải được người tổ chức sự kiện thực hiện.
Theo nghĩa rộng hơn, khái niệm người tổ chức sự kiện (Event Planner) là những người tạo nên chương trình với mục đích, thông điệp mà công ty hay khách hàng muốn hướng đến.
Event Planner còn là người làm việc liên tục trong nhiều giờ để lên kế hoạch và thực hiện mọi khâu của nhiều loại hình sự kiện khác nhau như tổ chức lễ ra mắt sản phẩm, tổ chức hội nghị hội thảo, tổ chức sự kiện tiệc cuối năm…
Người Tổ Chức Sự Kiện Chuyên Nghiệp Cần Kỹ Năng Gì?
Một người tổ chức sự kiện (Event planner) chuyên nghiệp, thành công cần có các kỹ năng tổ chức sự kiện sau:
- Khả năng diễn đạt bằng ngôn ngữ viết và nói
- Tổ chức và quản lý thời gian
- Quản lý dự án và thực hiện nhiều nhiệm vụ cùng lúc
- Làm việc cá nhân và làm việc nhóm
- Chú trọng chi tiết nhỏ và deadline
- Bình tĩnh dưới áp lực lớn
- Kỹ năng đàm phán
- Quản lý ngân sách
- Quản lý nhân viên
- Marketing và PR
- Kỹ năng giao tiếp với các cấp quản lý
Ngoài ra, người tổ chức sự kiện – Event Planner cũng phải có các kiến thức chuyên sâu về:
- Địa điểm tổ chức sự kiện
- Phong cách phục vụ (cho khách mời, đại lý, đối tác…)
- Phương thức sản xuất (về tài liệu, ấn phẩm…)
- Phương tiện vận chuyển
- Quà tặng sự kiện
- Các dịch vụ khác liên quan đến tổ chức sự kiện
Nghề Tổ Chức Sự Kiện – Tố Chất Nào Cần Có?
Kiến thức và kỹ năng tổ chức sự kiện có thể được trau dồi, mài giũa thông qua trường lớp, sách vở nhưng để trở thành người tổ chức sự kiện thành công, bạn sẽ cần rất nhiều thứ – trong đó có tố chất, được xem là yếu tố quan trọng nhất của người làm sự kiện.
Tố Chất Người Tổ Chức Sự Kiện: Năng Động
Tổ chức sự kiện là công việc đòi hỏi tính chủ động cao, vì vậy nó đặc biệt phù hợp với những người năng động; biết cách tổ chức; sắp xếp công việc hợp lý và hiệu quả. Họ cũng phải là những người yêu ngành, yêu nghề bởi có nhiều chương trình tổ chức gấp, đòi hỏi phải chạy đua với thời gian và làm việc không kể ngày đêm để có thể hoàn thành công việc.
Tố Chất Người Tổ Chức Sự Kiện: Cẩn Thận, Trung Thực
Sự kiện cần được thực hiện chu đáo trong từng khâu, từ băng rôn, khẩu hiệu, sân khấu, thời gian tổ chức hay đến công tác đón tiếp đại biểu đều phải thể hiện được sự chuyên nghiệp. Các hạng mục, các đầu việc cũng cần đảm bảo tính hợp lý và khả thi. Vì thế, những người nào càng cẩn thận, tỉ mỉ thì càng kiểm soát tốt các sự cố, rủi ro có thể xảy ra trong lúc chuẩn bị và chạy chương trình. Ngoài ra, sự cẩn thận, kỹ lưỡng còn giúp người tổ chức event nâng cao khả năng quan sát, qua đó dễ dàng nhận biết và kiểm soát sự kiện tốt hơn.
Tố Chất Người Tổ Chức Sự Kiện: Tư Duy Sáng Tạo, Khả Năng Thẩm Mỹ
Bạn cần có tư duy sáng tạo đế đưa đến các ý tưởng tổ chức sự kiện đột phá, tạo nên một sự kiện hấp dẫn không ngờ. Hơn nữa, vận dụng khả năng thẩm mỹ tốt sẽ làm cho sự kiện luôn hoàn hảo, đem lại ấn tượng cho người tham dự.
Sự sáng tạo trong nghành tổ chức sự kiện cũng có thể được trau dồi bằng cách chịu khó quan sát, nhìn nhận những điều xảy ra xung quanh cuộc sống.
Tố Chất Người Tổ Chức Sự Kiện: Kỹ Năng Tổ Chức Và Làm Việc Nhóm
Kinh nghiệm tổ chức sự kiện cho thấy, kỹ năng tổ chức giúp bạn sắp xếp công việc khoa học, phân công nhân sự hợp lý và giải quyết tốt mọi tình huống.
Ngoài ra, xây dựng kỹ năng làm việc nhóm sẽ giúp bạn phối hợp nhịp nhàng với các thành viên trong nhóm, với đội ngũ cộng tác viên, với những nhà cung cấp cho sự kiện, từ đó góp phần sự thành công cho sự kiện.
Tố Chất Người Tổ Chức Sự Kiện: Có Sức Khỏe
Thức khuya dậy sớm, làm việc liên tục, bất chấp thời tiết, nhịn đói nhịn khát,… là những điều thường thấy trong lĩnh vực tổ chức sự kiện. Bởi vậy, nếu đã xác định theo nghề, bạn cũng cần phải có thể lực dẻo dai nhất định, nhưng cũng đừng vì thế mà vắt kiệt sức lực của mình, sự kiện còn rất nhiều khâu, nhiều việc chứ không chỉ trong một công đoạn.
Hãy sinh hoạt điều độ, ăn uống đầy đủ hàng ngày để có sức khỏe tốt “chiến đấu”. Và nếu có làm việc xuyên đêm thì nhớ mang theo đồ ăn thức uống. Bởi những cuộc nhịn đói nhịn khát sẽ khiến bạn không thể tập trung vào công việc.
Tố Chất Người Tổ Chức Sự Kiện: Niềm Đam Mê Với Nghề
Điều đơn giản nhưng vô cùng quan trọng, đó là bạn không thể thiếu sự yêu thích với công việc tổ chức sự kiện. Đó là liều thuốc tăng lực vô cùng cần thiết dành cho những ai muốn theo đuổi nghề sự kiện vô cùng khó khăn này.
Đối Tượng Nào Nên Theo Đuổi Nghề Tổ Chức Sự Kiện?
Những người theo đuổi nghề tổ chức sự kiện thường đến từ nhiều nghành nghề đào tạo khác nhau. Tuy nhiên, thông thường các công ty tổ chức sự kiện sử dụng các ứng viên học nghành quản lý nhà hàng khách sạn, quản trị kinh doanh, quản trị dịch vụ du lịch lữ hành, marketing PR… Ngoài ra, nếu muốn theo đuổi nghề tổ chức sự kiện thì bạn cũng cần phải trang bị những kỹ năng và kiến thức bổ sung cần thiết để có thể trở thành một nhà tổ chức sự kiện giỏi.
Hy vọng với những điều được Viet Vision Team Building chia sẻ trên đây sẽ giúp bạn có thêm kiến thức tổng quan về nghề tổ chức sự kiện. Chúc bạn sớm trở thành nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp và uy tín.
