Lập kế hoạch tổ chức sự kiện, đặc biệt là cho các sự kiện lớn và dài ngày không phải là công việc dễ dàng. Vậy làm thế nào để có thể tổ chức sự kiện diễn ra thành công và suôn sẻ?
Bài viết dưới đây, Viet Vision Team Building sẽ giúp bạn nắm rõ được 5 kinh nghiệm lập kế hoạch tổ chức sự kiện để bạn có một sự kiện thành công, ấn tượng và đáng nhớ.
Kinh Nghiệm Lập Kế Hoạch Tổ Chức Sự Kiện: Không Chú Trọng Đến Chi Tiết Nhỏ
Việc đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp quá sa đà vào các chi tiết nhỏ nhặt trong kịch bản tổ chức sự kiện hay địa điểm tổ chức sự kiện có thể khiến buổi event sự kiện đi chệch hướng. Do đó đừng lãng phí thời gian của mình, bạn nên dành nhiều thời gian chú trọng vào các vấn đề trọng tâm và mang tính tổng thể cho buổi sự kiện của mình.
Bên cạnh đó, bạn cũng không nên dự trù thời gian tổ chức cho các hoạt động nhỏ. Hãy nhớ rằng bạn là người chịu trách nhiệm chính cho toàn bộ sự kiện, chứ không phải là người để ý đến một vài tiểu tiết nhỏ. Ngoài ra, nếu khối lượng công việc sự kiện quá nhiều, bạn cũng cần xem xét đến việc có cần một người cùng bạn quản lý công việc hay không.
Kinh Nghiệm Lập Kế Hoạch Tổ Chức Sự Kiện: Quan Tâm Đến F&B
Đối với tổ chức event chuyên nghiệp có quy mô lớn như tổ chức tiệc cuối năm hay tổ chức hội nghị hội thảo, đối tượng khách mời cần được phục vụ tốt, đảm bảo sự chu đáo và tận tình.
Dịch vụ ăn uống trong tổ chức sự kiện bao gồm tiệc chiêu đãi và khu vực quầy bar. Khi chọn đơn vị cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện, luôn nhớ rằng bạn cần phải có bản hợp đồng cụ thể. Bản hợp đồng thỏa thuận đó sẽ thể hiện các nội dung từ tiệc sử dụng menu nào, quầy bar được bố trí ra sao và ngân sách cho từng khoản đến tiệc được phục vụ lúc mấy giờ….
Hơn nữa, khách mời không biết đến nhà cung cấp dịch vụ ăn uống cho bạn là ai. Họ chỉ biết đến bạn – người tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, do đó hãy cân nhắc lựa chọn đơn vị cung cấp thích hợp. Mọi vấn đề về thức ăn không ngon, trình bày không đẹp mắt, phục vụ thiếu chuyên nghiệp sẽ để lại ảnh hưởng xấu cho sự kiện và hình ảnh của bạn.
Kinh Nghiệm Lập Kế Hoạch Tổ Chức Sự Kiện: Có Hợp Đồng Rõ Ràng
Tất cả mọi kế hoạch, kịch bản hay quy trình tổ chức sự kiện đều phải được ghi rõ ràng, rành mạch thành một văn bản. Không một vấn đề gì có thể bỏ qua, từ sân khấu dựng ra sao, khăn trải bàn màu gì, bàn ghế kê những chỗ nào… sao cho hợp lý. Bạn hãy luôn chắc chắn rằng đã có một hợp đồng thỏa thuận từ nhà cung cấp để từ đó có cơ sở đánh giá chất lượng được cung cấp ra sao.
Ngoài ra, điều này cũng đồng nghĩa với tăng khả năng kiểm soát rủi ro trong tổ chức sự kiện. Nếu xảy ra tranh cãi, vướng mắc thì hợp đồng chính là cơ sở pháp lý để bạn giải quyết điều này.
Kinh Nghiệm Lập Kế Hoạch Tổ Chức Sự Kiện: Tiết Kiệm Ngân Sách
Để tổ chức một sự kiện thành công, ấn tượng, bạn cũng cần có dự trù ngân sách tổ chức sự kiện của mình. Không một sự kiện nào khẳng định mỗi hình thức sự kiện cần sử dụng ngân sách bao nhiêu, vì vậy bạn cần xây dựng ngân sách tổ chức event mang tính linh hoạt. Một số chi phí tổ chức sự kiện cơ bản có thể không thay đổi, nhưng một số chi phí khác liên quan đến mảng ăn uống, trang trí, vui chơi giải trí… tùy theo trường hợp có thể được cân nhắc và giảm bớt.
Kinh Nghiệm Lập Kế Hoạch Tổ Chức Sự Kiện: Theo Sát Quá Trình Tổ Chức
Để tổ chức sự kiện thành công và để lại nhiều dấu ấn, bạn nên đặt trước dịch vụ với các nhà cung cấp trong thời điểm sớm nhất. Điều này sẽ giúp giảm bớt áp lực tồn đọng của sự kiện trong giai đoạn cuối. Hơn nữa, nó cũng đảm bảo rằng dịch vụ tổ chức sự kiện sẽ được cung cấp tốt nhất trong mức chi phí hợp lý.
Bên cạnh đó, hãy bảo đảm rằng, sự kiện sẽ diễn ra theo đúng tiến độ. Đừng để những khó khăn tồn đọng, các rắc rối chờ đến mai mới giải quyết, bởi rất có thể nó có thể phát triển thành các vấn đề lớn hơn, đòi hỏi nhiều khả năng và công sức giải quyết của người tổ chức hay công ty tổ chức sự kiện hơn.
Trên đây là một số kinh nghiệm tổ chức sự kiện mà bạn cần nắm rõ được. Viet Vision Team Building hy vọng chúng sẽ giúp bạn lập kế hoạch tổ chức sự kiện thành công, hiệu quả và để lại nhiều dấu ấn.
Luôn tự hào là một trong những công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, uy tín nhất tại Hà Nội, đến với chúng tôi, bạn sẽ được cảm nhận sự tận tâm, nhiệt tình đến từ mỗi con người trong Viet Vision Team Building. Chúng tôi luôn tâm niệm mỗi khách hàng là một người bạn đồng hành thân thiết trong chặng đường phát triển vững bước tới đây.
