Tổ chức hội nghị hội thảo là hoạt động thường xuyên của mỗi công ty, doanh nghiệp. Tùy thuộc vào mục đích tổ chức sự kiện hội nghị hội thảo mà bạn sẽ có cách lên ý tưởng, tổ chức chương trình khác nhau, nhưng nhìn chung tất cả các chương trình hội nghị hội thảo đều diễn ra theo mẫu quy trình tổ chức hội nghị hội thảo sau đây.
Lên Kế Hoạch Tổ Chức Hội Nghị Hội Thảo
Xác Định Ý Tưởng Tổ Chức Hội Nghị Hội Thảo
Công việc đầu tiên cần thực hiện khi tổ chức chương trình hội nghị hội thảo đó là phải lên kế hoạch chi tiết và cụ thể. Bước này, đơn vị tổ chức sự kiện phải đưa ra mục tiêu, mục đích cần đạt được sau chương trình hội thảo rõ ràng và chính xác.
Lên Nội Dung Chương Trình Hội Nghị Hội Thảo
Từ xác định mục đích, mục tiêu cụ thể đã có, người tổ chức sự kiện hội nghị hội thảo cần sắp xếp, chỉnh sửa nội dung chương trình hội nghị hội thảo một cách hợp lý và chính xác nhất.
Ví dụ như tổ chức hội thảo khoa học hay tổ chức event hội thảo đào tạo nhân viên, tổ chức hội nghị khách hàng… riêng đối với từng loại hình sự kiện, sẽ có nội dung tổ chức đặc trưng khác nhau.
Xác Định Thời Gian, Địa Điểm Tổ Chức Hội Nghị Hội Thảo
Địa Điểm Tổ Chức Hội Nghị Hội Thảo
Tùy thuộc vào số lượng người, thành phần tham gia, quy mô tổ chức chương trình hội nghị hội thảo mà bạn nên chọn một địa điểm tổ chức phù hợp, an ninh tốt, giao thông đi lại thuận tiện.
Thời Gian Tổ Chức Hội Nghị Hội Thảo
Bạn nên lên lịch thời gian tổ chức cụ thể, rõ ràng và thông báo trước với thành phần tham dự chương trình.
Việc đặt lịch thời gian tổ chức chương trình hội nghị cũng là một chiến thuật pr của công ty. Chẳng hạn như, nếu bạn muốn tung một sản phẩm mới ra thị trường, để thu hút được khách tham dự đông nhất, bạn lựa chọn thời gian tổ chức lễ giới thiệu sản phẩm mới trong khung giờ gây được hiệu ứng truyền thông cao nhất.
Dự Kiến Đơn Vị Tổ Chức Hội Nghị Hội Thảo
Sao khi đã xác định nội dung, địa điểm và các công việc liên quan, lúc này bạn cần lên danh sách các đơn vị phối hợp và hỗ trợ tổ chức chương trình.
Bạn cần phải lên danh sách chi tiết và cụ thể các hoạt động diễn ra trong chương trình. Công việc này nếu thực hiện tốt, mọi hoạt động, tiết mục biểu diễn trong chương trình sẽ đảm bảo được thực hiện trơn tru, thông suốt.
Lên Phương Án Dự Phòng Chương Trình
Mọi kế hoạch tổ chức hội nghị hội thảo đều có sai sót và sai lệch so với thực tế diễn ra. Vì vậy bạn phải có kế hoạch dự phòng cho các trường hợp bất ngờ.
Có thể là buổi hội nghị đang diễn ra bình thường thì mất điện, khi đó bạn phải có kế hoạch dự phòng chạy máy phát điện từ trước đó.
Dự Trù Kinh Phí Tổ Chức Hội Nghị Hội Thảo
Ước lượng kinh phí tổ chức hội nghị hội thảo là một bước không thể thiếu trong kế hoạch tổ chức. Tuy nhiên, bạn sẽ phải cân bằng giữa chất lượng chương trình và kinh phí tổ chức hội nghị hội thảo sao cho có buổi hội thảo hội nghị thành công với chi phí hợp lý nhất.
Chuẩn Bị Chương Trình Tổ Chức Hội Thảo
Trước ngày tổ chức hội nghị hội thảo, bạn sẽ cần chuẩn bị, thực hiện, sắp xếp các hạng mục sau:
– Khu vực đón tiếp khách mời: lễ tân, bàn trà…
– Khu vực dưới sân khấu: bố trí ghế cho khách tham dự, khách mời, ban tổ chức, thư kí, đơn vị truyền thông,…
– Khu vực sân khấu: Phông màn, máy chiếu, màn chiếu, thiết bị âm thanh ánh sáng, bàn ghế cho ban chủ trì hội nghị hội thảo (nếu có)…
– Trang trí: banner, băng rôn, khẩu hiệu, hoa tươi,…
– Thiết bị, dụng cụ: bộ đàm, quạt công nghiệp, máy phát điện dự phòng,…
– Trang phục: thẻ ra vào, trang phục cho từng bộ phận như MC, văn nghệ, ban tổ chức,…
– Đồ ăn, nước uống: các loại đồ ăn nhẹ như bánh kẹo, nước uống, trà, café, hoặc tiệc mặn phụ thuộc vào địa điểm, thời gian và quy mô chương trình.
Trong quy trình tổ chức hội thảo quốc tế, người tổ chức sự kiện cũng cần tập dượt mọi hoạt động trước khi chương trình chính thức diễn ra. Điều này sẽ khớp mọi hoạt động, tiết mục diễn ra trong sự kiện hội nghị hội thảo. Nhờ đó, sẽ giúp giảm thiểu xảy ra tình huống xấu và người tổ chức hội nghị khách hàng có thể kiểm soát chất lượng chương trình tốt hơn.
Mẫu Quy Trình Tổ Chức Hội Nghị Hội Thảo Thành Công, Ấn Tượng
Bước 1: Đón tiếp khách tham dự
Bước 2: MC giới thiệu chương trình, thành phần đại biểu, tuyên bố lý do
Bước 3: Đại diện khách mời phát biểu khai mạc chương trình
Bước 4: Nội dung chương trình chính
Bước 5: Bố trí văn nghệ, nghỉ giữa giờ, ăn uống nhẹ,..
Bước 6: Đại diện khách mời phát biểu bế mạc chương trình
Bước 7: MC tuyên bố kết thúc chương trình
Bước 8: Tặng quà lưu niệm, sách bút,…
Kết Thúc Chương Trình Hội Nghị Hội Thảo
Dọn Dẹp Chương Trình
Bạn phải tháo dỡ, thu dọn các thiết bị dụng cụ; dọn dẹp địa điểm tổ chức sự kiện; sau đó sẽ sắp xếp, kiểm tra, nghiệm thu lại các đồ đi thuê hoặc mượn,…
Quyết Toán Các Khoản Thu Chi
Lúc này người tổ chức hội thảo cần thực hiện thanh toán toàn bộ các khoản chi có liên quan trong quá trình tổ chức chương trình như: chi phí địa điểm, banner băng rôn, áp phích, quà, đồ ăn, nước uống,…
Đánh Giá Kết Quả & Báo Cáo
Sau khi kết thúc chương trình hội thảo hội nghị, bạn sẽ phải viết báo cáo tổng kết, đưa ra những ưu điểm làm được và khuyết điểm chưa làm được sau mỗi chương trình. Từ đó làm cơ sở và rút kinh nghiệm cho những chương trình tổ chức sự kiện lần sau.
Trên đây là quy trình tổ chức hội nghị hội thảo hoàn chỉnh và chi tiết nhất mà Viet Vision Team Building đã tổng hợp lại. Nếu bạn còn đang phân vân hay gặp vấn đề nào đó với việc tổ chức sự kiện & team building, hãy liên hệ ngay với chúng tôi, Viet Vision Team Building rất vui lòng được hỗ trợ bạn. Chúc bạn tổ chức một chương trình hội nghị hội thảo thành công và ấn tượng!
