8 Bước Lập Kế Hoạch Tổ Chức Hội Nghị Hội Thảo Chuyên Nghiệp

Tổ chức hội nghị hội thảo là hoạt động thường niên quen thuộc đối với bất kì công ty hay doanh nghiệp nào. Muốn tổ chức chương trình hội nghị hội thảo hấp dẫn và ấn tượng, việc đầu tiên bạn cần lên kế hoạch tổ chức hội nghị hội thảo cụ thể và chi tiết. Dưới đây là 8 bước lập kế hoạch tổ chức hội nghị, hội thảo chuyên nghiệp, hoàn hảo.

Mục lục ẩn

1 Bước 1: Xác Định Mục Tiêu Tổ Chức Chương Trình Hội Nghị Hội Thảo

2 Bước 2: Xác Định Nội Dung Kế Hoạch Tổ Chức Hội Nghị Hội Thảo

3 Bước 3: Lựa Chọn Thời Gian, Địa Điểm Tổ Chức Hội Nghị Hội Thảo

4 Bước 4: Dự Trù Kinh Phí Tổ Chức Hội Nghị Hội Thảo

5 Bước 5: Lựa Chọn Đơn Vị Phối Hợp Tổ Chức Hội Nghị Hội Thảo

6 Bước 6: Kiểm Soát Tổ Chức Chương Trình Hội Nghị Hội Thảo

7 Bước 8: Lên Kế Hoạch Dự Phòng Tổ Chức Hội Nghị Hội Thảo

8 Viet Vision Team Building – Công Ty Tổ Chức Sự Kiện Chuyên Nghiệp – Uy Tín

Bước 1: Xác Định Mục Tiêu Tổ Chức Chương Trình Hội Nghị Hội Thảo

Xác định mục tiêu, mục đích cần đạt sau chương trình hội nghị hội thảo được xem là bước đi đầu tiên, là “kim chỉ nam” định hướng cho tất cả các hoạt động về sau.

Bước 2: Xác Định Nội Dung Kế Hoạch Tổ Chức Hội Nghị Hội Thảo

Từ mục tiêu và yêu cầu cần đạt được sau mỗi chương trình, người tổ chức hội nghị hội thảo chuyên nghiệp cần phải xây dựng nội dung cụ thể, chi tiết cho buổi tổ chức hội thảo hội nghị. Đối với tổ chức chương trình hội nghị, hội thảo khác nhau thì chủ đề sử dụng và nội dung khai thác đến cũng khác nhau.

Chẳng hạn như, nếu bạn tổ chức hội thảo giới thiệu sản phẩm mới, bạn phải xây dựng chủ đề liên quan đến việc ra mắt sản phẩm, triển khai nội dung sao cho chương trình giới thiệu sản phẩm hấp dẫn, cuốn hút, gây ấn tượng sâu sắc đối với khách mời tham dự.

Hay tổ chức chương trình hội thảo về ô nhiễm môi trường, nội dung xây dựng cần nhắc đến các yếu tố khoa học nhiều hơn. Bên cạnh đó, bản nội dung kế hoạch tổ chức hội nghị hội thảo rõ ràng rành mạch, nêu bật các vấn đề vướng phải và đưa ra các giải pháp khắc phục càng giúp tổ chức chương trình hội thảo khoa học thành công và tạo tiếng vang lớn.

Bước 3: Lựa Chọn Thời Gian, Địa Điểm Tổ Chức Hội Nghị Hội Thảo

Về thời gian tổ chức hội nghị hội thảo, đơn vị tổ chức sự kiện hội nghị hội thảo cần chọn thời gian tổ chức hợp lý và đảm bảo người tham dự có thể tham gia.

Ví dụ như, tổ chức chương trình hội thảo ra mắt sản phẩm mới, bạn cần xây dựng chiến lược phát triển sản phẩm cụ thể, chi tiết khi lựa chọn thời gian. Thời điểm này đối thủ cạnh tranh có đưa ra sản phẩm mới hay không, công ty nên tung sản phẩm mới ra ngay bây giờ hay cần thêm thời gian nữa,…

Về địa điểm tổ chức hội nghị hội thảo, bạn phải lưu ý kĩ về địa điểm tổ chức hội nghị hội thảo. Địa điểm tổ chức hội nghị hội thảo quốc tế phải đảm bảo phù hợp với số lượng người tham gia, đối tượng tham gia cũng phải đảm bảo an ninh, dịch vụ tốt, thuận tiện đi lại,…

Bước 4: Dự Trù Kinh Phí Tổ Chức Hội Nghị Hội Thảo

Ở bước này, bạn sẽ cần dự trù kinh phí tổ chức hội nghị hội thảo chi tiết, rành mạch. Nếu dự trù ngân sách tổ chức sự kiện ít hơn so với kinh phí tổ chức event thực tế, công tác chuẩn bị và tổ chức buổi hội thảo hội nghị rất dễ bị khủng khoảng.

Bước 5: Lựa Chọn Đơn Vị Phối Hợp Tổ Chức Hội Nghị Hội Thảo

Tùy vào quy mô và kinh phí tổ chức hội nghị hội thảo, bạn cần lựa chọn và lên danh sách đơn vị phối hợp và hỗ trợ tổ chức sự kiện. Ví dụ như lựa chọn công ty tổ chức sự kiện nào, liên hệ với đơn vị cho thuê địa điểm nào, sử dụng đơn vị cung cấp dịch vụ ăn uống nào…

Tổ chức chương trình hội nghị hội thảo thành công, ấn tượng không phải là chuyện đơn giản và dễ dàng đối với những ai mới bắt tay vào làm. Bạn sẽ phải xây dựng kế hoạch, chuẩn bị tổ chức, thực hiện chương trình và kiểm soát khối lượng công việc khổng lồ và đầy trách nhiệm đó. Nếu không phải là người tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, bạn hoàn toàn có thể nhờ đến sự trợ giúp của Viet Vision Team Building. Với lợi thế hoạt động hơn 12 năm trong nghành tổ chức sự kiện & team building, chúng tôi chắc chắn sẽ mang đến cho bạn một sự kiện hội nghị hội thảo thành công, ấn tượng và hấp dẫn.

Bước 6: Kiểm Soát Tổ Chức Chương Trình Hội Nghị Hội Thảo

Trong bước này, người chịu trách nhiệm tổ chức hội nghị hội thảo khoa học cần lên tiến trình thời gian tổ chức hội thảo hội nghị cụ thể và chi tiết. Đó là thời gian bắt đầu tổ chức, thời gian kết thúc chương trình, thời gian nghỉ giữa chương trình và các hoạt động diễn ra đan xen trong chương trình như tiết mục văn nghệ, đọc báo cáo,… nhằm tránh hỏng chương trình và vỡ kịch bản.

Bước 8: Lên Kế Hoạch Dự Phòng Tổ Chức Hội Nghị Hội Thảo

Tất cả kế hoạch, mẫu kịch bản tổ chức hội nghị hội thảo, dù có cụ thể, chi tiết đến đâu cũng sẽ có sự sai lệch so với thực tế. Do vậy, bạn phải luôn xây dựng phương án dự phòng cho các bước.

Có thể nhắc đến như, nếu buổi hội nghị hội thảo đang diễn ra thì bị sự cố mất điện, thì bạn phải có kế hoạch chuẩn bị máy phát điện từ trước đó.

Kinh nghiệm tổ chức sự kiện lâu năm cho thấy nếu chương trình hội nghị hội thảo có 2 MC một nam – một nữ dẫn chương trình và một người bị mất giọng tạm thời t thì để tránh phá hỏng buổi hội thảo, ngay từ đầu bạn phải cho cả 2 MC học lời thoại của nhau.

Xây dựng kế hoạch tổ chức hội nghị hội thảo cụ thể, chu đáo chính là một khung xương vững chắc để triển khai hoạt động tiếp theo của tổ chức sự kiện. Hi vọng rằng, những nội dung trên sẽ giúp bạn hiểu và ứng dụng được vào trong bản kế hoạch chương trình hội thảo hội nghị của công ty, doanh nghiệp. Nếu có thắc mắc hoặc khó khăn trong vấn đề tổ chức sự kiện, bạn hãy liên hệ trực tiếp với Viet Vision Team Building – công ty tổ chức team building & sự kiện chuyên nghiệp, chúng tôi sẽ luôn đồng hành tư vấn và giải quyết mọi thắc mắc của bạn.