Yếu tố quyết định sự thành công hay thất bại của một sự kiện đa phần đều nhờ vào khâu thực hiện tổ chức. Vậy làm sao có thể tổ chức sự kiện chuyên nghiệp và để lại ấn tượng sâu sắc cho khách mời? Hôm nay công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp – Viet Vision Team Building sẽ chia sẻ cho bạn cách tổ chức sự kiện cho công ty thành công và ấn tượng với 7 yếu tố quan trọng dưới đây.
Xây Dựng Chủ Đề Sự Kiện Đắt Giá
Chủ đề hay còn gọi là ý tưởng tổ chức sự kiện được xem là phần cốt lõi, xương sống của một chương trình hay sự kiện. Tổ chức chương trình sự kiện chuyên nghiệp đồng nghĩa với việc chủ đề của bạn phải hấp dẫn và thu hút được đối tượng khách tham gia. Điều này được thể hiện đậm nét qua 2 khía cạnh. Đó là chủ để của bạn phải bám sát và đi theo mục đích tổ chức sự kiện. Ngoài ra, ý tưởng tổ chức event cần phải độc đáo, sáng tạo và mới lạ để tạo sự thu hút khách mời.
Lên Kịch Bản Chương Trình Hấp Dẫn
Một kịch bản tổ chức sự kiện sử dụng các nội dung quen thuộc, ý tưởng trùng lặp sẽ khiến cho khách mời của bạn cảm thấy sự nhàm chán và gây buồn ngủ. Tuy nhiên, nếu chương trình của bạn có nội dung hấp dẫn, độc đáo và ấn tượng sẽ khiến khách mời thích thú và ở lại đến cuối chương trình.
Bên cạnh đó, các nội dung diễn ra trong chương trình phải được diễn đạt một cách rõ ràng, dễ nhớ và gây ấn tượng trong tâm trí người tham dự. Thêm nữa, nếu bạn xây dựng được kịch bản tổ chức tiệc cuối năm có thể đưa người tham gia đi từ bất ngờ này sang bất ngờ khác thì đảm bảo sự kiện của bạn sẽ để lại ấn tượng đậm sâu cho khách mời.
Xác Định Thời Gian & Địa Điểm Tổ Chức Sự Kiện
Sau khi đã xác định được chủ đề và lên chương trình tổ chức sự kiện, cách tổ chức event cho doanh nghiệp tốt nhất đó là bạn nên lựa chọn và tìm kiếm địa điểm tổ chức sự kiện lý tưởng. Địa điểm tổ chức event phù hợp cần có các yếu tố: phù hợp với ý tưởng tổ chức, nội dung chương trình; có mạng lưới giao thông thuận tiện và đặc biệt thích hợp với đối tượng khách tham gia.
Một lời khuyên nhỏ trước khi thực hiện chương trình, bạn lên bàn bạc, thảo luận và hoàn thiện bản hợp đồng thuê địa điểm tổ chức để tránh những trường hợp không đáng có xảy ra.
Đội Ngũ Nhân Sự Chuyên Nghiệp, Nhiệt Tình
Nhiều người tổ chức sự kiện thường không quan tâm đến mặt nhân sự trong sự kiện. Điều này tưởng chừng không quan trọng nhưng lại ảnh hưởng rất lớn đến chương trình. Nếu một PG không chuyên nghiệp sẽ để ấn tượng xấu trong mắt người tham gia, một MC thiếu kinh nghiệm sẽ làm đảo lộn cả một chương trình do vậy người tổ chức sự kiện chuyên nghiệp cần biết tuyển chọn và sử dụng đội ngũ nhân sự giàu kinh nghiệm và nhiệt huyết để buổi lễ tổ chức tiệc cuối năm cho công ty thành công và theo ý muốn của bạn.
Và hơn nữa, để có chương trình sự kiện hấp dẫn, ấn tượng thì mọi bước thực hiện trong sự kiện từ đồ họa, âm thanh, ánh sáng, kỹ thuật… đều phải chất lượng và chuyên nghiệp. Trước khi tổ chức sự kiện ban tổ chức cần có danh sách nhân sự phù hợp với từng vị trí và đặc tính công việc trong sự kiện.
Nội Dung Ấn Tượng, Sáng Tạo
Một hình ảnh độc đáo, ấn tượng sẽ để lại ấn tượng và truyền đạt cảm xúc tốt hơn nhiều so với một đoạn phát biểu dài dằng dặc. Thế nên, khi tổ chức sự kiện, bạn hãy hấp dẫn người tham dự chương trình bằng một thiết kế hình ảnh chân thực, sáng tạo, tạo hiệu ứng thị giác mạnh mẽ. Lúc này, dù sự kiện của bạn không thực sự có nhiều điểm nhấn, cũng đã đủ len lỏi vào trong tâm trí của khách mời.
Thêm nữa, kinh nghiệm tổ chức sự kiện cho thấy nếu trong kịch bản tổ chức sự kiện có tiết mục điểm nhấn thì quả thực không thể nào tuyệt hơn. Tiết mục đặc sắc được xem là yếu tố sống còn, là điểm nhấn gây bất ngờ cho khách tham dự sự kiện. Bạn hãy chú trọng tạo ra khoảnh khắc ấn tượng, tiết mục hấp dẫn và chiếm một vị trí đặc biệt trong trái tim của khách mời.
Thiết Bị Chất Lượng, Hiện Đại
Bất kì sự kiện nào cũng không thể thiếu đi các thiết bị âm thanh, ánh sáng, chất lượng. Do đó bạn cần để ý và kiểm tra kỹ càng các thiết bị này trước khi tổ chức để các thiết bị luôn trong tình trạng tốt nhất. Đừng để đến khi chương trình bắt đầu, bạn mới phát hiện ra những trang thiết bị cần thiết này bị hỏng, có lỗi hay không hoạt động. Bạn cần đặc biệt chú ý vào những tình tiết nhỏ nhặt nhất để giúp cho buổi lễ thêm phần thành công và suôn sẻ.
Không phải lúc nào kế hoạch tổ chức sự kiện cũng đi theo đúng hướng nên nếu bạn là người tổ chức sự kiện, bạn cần phải xây dựng kế hoạch dự phòng cho mọi tình huống có thể xảy ra trong sự kiện. Một số yếu tố cần phải được cân nhắc và lên phương án dự trù trước khi diễn ra như khả năng sự kiện diễn ra trễ, thời tiết thay đổi, diễn giả đến muộn…
Nếu bạn đang có thắc mắc về cách tổ chức sự kiện hay các bước tổ chức sự kiện cho công ty thì có thể liên hệ đến chúng tôi – Viet Vision Team Building, công ty tổ chức sự kiện tại Hà Nội theo số hotline: 0904 525 659 để được hỗ trợ và tư vấn 1 cách tận tình nhất!
