Nhà hàng của bạn sắp đi vào hoạt động nhưng bạn chưa biết cách tổ chức sự kiện khai trương nhà hàng? Làm thế nào để có sự kiện ấn tượng và tạo được hiệu ứng truyền thông? Hãy đến với Viet Vision Team Building. Chúng tôi sẽ mang tới kịch bản tổ chức lễ khai trương nhà hàng chi tiết, cụ thể nhất.
Công Tác Chuẩn Bị Cho Lễ Khai Trương Nhà Hàng
Trong kịch bản tổ chức sự kiện khai trương nhà hàng, mục chuẩn bị cho là phần quan trọng nhất quyết định sự thành công của sự kiện. Hãy check list hạng mục sau đây để hoàn thành những công tác chuẩn bị cho lễ khai trương nhà hàng:
– Vị trí: trước cửa nhà hàng, trong nhà hàng,…
– Trang trí: backside, standee, cổng chào , hoa, rèm them concept – ý tưởng tổ chức sự kiện khai trương
– Dụng cụ sân khấu: backdrop, pháo điện, máy xịt khói, các thiết bị âm thanh, ánh sáng, máy chiếu, màn hình
– Bàn tiếp khách: quầy lễ tân, khu vực chụp ảnh lưu niệm, teabreak, quầy check in
– Chỗ ngồi: Set up chỗ ngồi cho ban đại biểu, khách mời, số lượng bàn, ghế, tạo hình, sắp xếp, presenter, folder, nước uống, cốc,…
– Dụng cụ hỗ trợ: bộ đàm, mũ, kính, máy tính bảng,…
Nhiều hạng mục quý khách không nên tự chuẩn bị, mà chỉ cần liên hệ với nhà cung cấp là một công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để có thể được hỗ trợ một cách hoàn hảo nhất. Bởi bạn không thể quan tâm được đến hết đến từng chi tiết nhỏ nhặt.
Hơn thế nữa, những banner, backdrop, poster, standee cũng nên thuê đội ngũ thiết kế và in ấn nhưng điều quan trọng nhất là truyền tải được thông điệp mà doanh nghiệp mong muốn truyền tải.
Âm thanh, ánh sáng có thể thuê trọn gói đối với những sự kiện khai trương nhà hàng lớn hoành tráng, bao gồm cả những tiết mục chào mừng của ca sĩ và vũ đoàn. Tuy nhiên, tùy thuộc vào quy mô mà bạn có thể cân nhắc những thiết bị mình cần với chi phí thấp hơn.
Mọi thứ được chuẩn bị kỹ càng, bạn cần phải lập một bảng kế hoạch, thời gian biểu thật chi tiết và theo dõi tiến triển và quy trình thực hiện của sự kiện khai trương nhà hàng tránh xảy ra sai sót.
Tiến Hành Tổ Chức Lễ Khai Trương Nhà Hàng
Hiện nay kịch bản tổ chức lễ khai trương nhà hàng được chia thành 3 phần:
1. Hoạt Động Tiếp Đón Khách Mời Tham Dự
Đón tiếp khách trong lễ khai trương nhà hàng được xem là hoạt động đặc biệt quan trọng. Bắt đầu từ khâu đón tiếp, khách mời sẽ có những ấn tượng tốt đẹp về nhà hàng. Do đó, bạn cần phải chuẩn bị hết sức kỹ càng, chu đáo nhằm đem lại cảm giác thoải mái và được đón tiếp cho khách mời.
Có thể có quầy check in dành cho những vị khách mời đặc biệt, tại đây cũng là nơi phát cho khách mời những tài liệu và dụng cụ cần thiết dùng cho sự kiện khánh thành của nhà hàng của bạn.
Hoạt động chính của phần tiếp đón khách mời:
– Đón khách tham dự từ cổng
– Thực hiện công tác đón khách VIP
– Khách chụp hình với đại diện nhà hàng ở backdrop
– Hướng dẫn khách vào khu vực ghế ngồi đã bố trí sẵn
– Xem tiết mục văn nghệ mở màn
2. Tiến Hành Thực Hiện Lễ Khai Trương Nhà Hàng
Thông thường, nội dung lễ khai trương nhà hàng được diễn ra theo tuần tự theo chương trình:
– MC giới thiệu chương trình và tuyên bố lý do tổ chức lễ khai trương
– Thực hiện múa lân sư rồng – biểu tượng mang ý nghĩa: chúc phúc, thịnh vượng và may mắn
– MC giới thiệu khách mời tham dự
– MC mời đại diện nhà hàng phát biểu
– Hoạt động chính của nghi thức khai trương:
+ Đại diện nhà hàng và khách mời tiến hành nghi lễ cắt băng khai trương
+ Khui rượu chúc mừng sự kiện
+ MC giới thiệu về dịch vụ và khuyến mãi của nhà hàng trong dịp khai trương
+ Lãnh đạo công ty khách mời tham quan công ty và giới thiệu về sản phẩm, dịch vụ, lĩnh vực đang hoạt động.
+ Tham gia tiệc (nếu có)
Ở bước này, việc lựa chọn MC phù hợp là điều vô cùng quan trọng, quyết định đến 90% thành công của buổi lễ. Họ là người dẫn dắt, truyền đạt những thông tin, thông điệp ý nghĩa đến đối tượng khách mời, khách tham dự sự kiện. Hơn nữa, MC cũng giúp cho chương trình tổ chức khai trương nhà hàng được diễn ra thuận lợi và thành công.
3. Kết Thúc Chương Trình Lễ Khai Trương Nhà Hàng
Khi kết thúc lễ khai trương, đại diện nhà hàng sẽ thực hiện công tác tặng quà cho khách tham dự. Qùa tặng có thể là đồ tráng miệng do chính tay đầu bếp nhà hàng làm, hay phiếu ưu đãi giảm giá cho lần sử dụng dịch vụ tiếp theo của khách… Bạn cũng cần bố trí đội ngũ lễ tân chào khách ra về.
Kinh Nghiệm Tổ Chức Lễ Khai Trương Nhà Hàng
Xây dựng một kịch bản lễ khai trương chỉ là một bước khởi đầu trong quá trình chuẩn bị cũng như thực hiện tổ chức sự kiện doanh nghiệp của bạn.
Nếu như bạn không phải là một nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, cũng như không hợp tác với một công ty tổ chức sự kiện uy tín rất có thể bạn sẽ gặp nhiều rủi ro mà lỗ hổng nằm ngay chính công tác chuẩn bị này.
5 Lưu Ý Khi Thiết Kế Kịch Bản Tổ Chức
- Chú ý đến thông điệp và phong cách chủ đạo nhà hàng của bạn
- Coi trọng văn hóa doanh nghiệp
- Quy mô và khả năng tài chính của doanh nghiệp
- Sử dụng MC, ca nhạc, vũ đoàn phù hợp
- Đối tượng tham gia sự kiện khánh thành: đại biểu, khách mời, đối tác, nhà cung cấp,…
- Đánh mạnh vào những sản phẩm chủ lực, các món target=”_blank”ăn đặc sản có một không hai của nhà hàng
5 Rủi Ro Có Thể Gặp Phải Khi Tổ Chức
- Thời gian không được phân chia hợp lý dẫn đến: bỏ lỡ nhiều phần quan trọng của chương trình, kéo dài thời gian gây khó chịu cho khách mời
- Ý tưởng thiếu sáng tạo, không hấp dẫn, thu hút du khách
- Sự cố “cháy sân khấu” do thiết bị bị hỏng hóc, gặp trục trặc
- Chi phí tổ chức bị đội lên quá cao so với cần thiết
- Nhân sự thiếu chuyên môn và trách nhiệm và không có tính năng động, linh hoạt
Đọc xong kịch bản tổ chức lễ khai trương nhà hàng, bạn cũng thấy việc tổ chức lễ khai trương không quá phức tạp. Tuy nhiên, trong quá trình tổ chức lại phát sinh rất nhiều đầu việc “không tên” mà nếu chưa có kinh nghiệm tổ chức sự kiện rất dẫn đến “hỏng” sự kiện. Đầu xuôi thì đuôi mới lọt, lễ khai trường thành công sẽ mở ra con đường kinh doanh suôn sẻ và bền vững cho nhà hàng của bạn. Đó cũng là điều mà chúng tôi quan tâm. Viet Vision Team Building tự hào với kinh nghiệm tổ chức hơn 1000 sự kiện lớn nhỏ, “fix” hết tất cả những lo lắng của bạn trở thành sự hài lòng tuyệt đối, đem đến những trải nghiệm và hình ảnh ấn tượng nhất cho lễ khai trương nhà hàng của bạn.
