Là một khoản ngốn ngân sách không nhỏ, nhưng chi phí in ấn trong tổ chức sự kiện lại thuộc hạng mục không thể cắt xén. Người tổ chức sự kiện nên làm gì để giảm thiểu chi phí tổ chức mà đảm bảo sự kiện hiệu quả?
Tại Sao Phải Có Sản Phẩm In Ấn Trong Tổ Chức Sự KIện?
Hình Thành Chủ Đề (Theme) Cho Event
Chủ đề chịu sự ảnh hưởng của mục đích sự kiện, và để thể hiện được những thông điệp mà bạn muốn mang lại một cách hữu hình thì hiệu quả nhất là cách chạy backdrop. Lựa chọn 6 loại backdrop chuyên dùng và phổ biến cho phù hợp sẽ giúp bạn truyền tải được những giá trị của sự kiện. Ngoài chạy backdrop bằng máy chiếu hay màn hình led cho sự kiện sống động, bạn cũng cần có khu vực chụp ảnh check – in, ảnh lưu niệm cho các sự kiện quảng bá sản phẩm v.v..
Standee cũng hỗ trợ đắc lực và trở thành một yếu tố không thể thiếu trong không chỉ các sự kiện lớn nhỏ mà còn cả tổ chức Teambuilding, hội thảo, tri ân khách hàng.
Tất cả các sản phẩm in ấn này đều phải cùng chung một chủ để, có thể là những chi tiết khác nhau nhưng đều nhằm thúc đẩy và gây ấn tượng cho câu chuyện phía sau của sự kiện. Và việc thiết kế đẹp mắt, in chất lượng cao đóng vai trò quan trọng cho thấy được hình ảnh và uy tín của doanh nghiệp bạn.
Backdrop, Standee, Presenter: Hình Ảnh Đẹp Mắt, Thu Hút Cho Sự Kiện
Không gian văn hóa doanh nghiệp sẽ được hình thành trong mắt những vị khách mời. Địa điểm tổ chức sự kiện cần phải bắt mắt mới thể hiện được quy mô và sự đầu tư của bạn cho sự kiện này chính vì vậy việc sắp xếp và thiết kế trở nên quan trọng hơn bao giờ hết đúng với câu “Trông mặt mà bắt hình dong” của người Việt.
Quan trọng là vậy nhưng bạn đừng để những chi phí in ấn trong sự kiện làm cho ngân sách bị đội lên vượt mức dự kiến. Viet Vision Team Building xin chia sẻ một số kinh nghiệm tổ chức sự kiện dưới đây:
Một Số Điểm Lưu Ý Để Bạn Có Thể Cắt Giảm Chi Phí Trong Sự Kiện
– Liên hệ với xưởng in trực tiếp để có giá rẻ hơn qua khâu trung gian.
– Tham khảo nhiều đơn vị in ấn khác nhau để có mức giá tốt nhất: tuy nhiên bạn cần lưu ý giá cả phải đi kèm với chất lượng. Nhiều chỗ có giá in rất cạnh tranh nhưng chất lượng lại rất tệ, tốt nhất bạn nên bảo họ mang theo một số mẫu đã in đến cho bạn tham khảo thêm.
– Thuê Thiết kế: nếu công ty không có nhân viên thiết kế, bạn nên thuê ngoài thay vì tự làm để có những backdrop, băng rôn và khẩu hiệu đẹp và chuyên nghiệp. Bạn có thể thuê các công ty chuyên thiết kế in ấn, thuê các nhân viên design tự do hoặc thuê các sinh viên mỹ thuật, kiến trúc cho tiết kiệm…
– Sử dụng phương pháp in ghép bản Nếu thực hiện in ấn với nhiều ngôn ngữ hoặc nhiều bản khác nhau trên cùng một chất liệu giấy, bạn có thể sử dụng phương pháp in ghép bản để tiết kiệm chi phí.
– Cập nhật các công nghệ in ấn mới nhất để có sản phẩm trong chương trình đẹp, chất lượng và giá thành hợp lý.
– Chi phí vận chuyển và địa điểm in ấn: Với những sự kiện tổ chức ở nhiều địa phương, người tổ chức sự kiện nên cân nhắc chi phí in ở một nơi rồi vận chuyển đến nơi khác hoặc thực hiện in ấn ở địa phương đó. Tập trung in ở một xưởng rồi mang đến nơi khác sẽ giúp bạn kiểm soát được chất lượng, giá cả nhưng sẽ tốn khá nhiều chi phí vận chuyển. Còn bạn chỉ nên in riêng ở địa phương khi cần in với số lượng nhiều, bởi giá in của từng địa phương sẽ có sự chêch lệch nhất định.
Một Số Kinh Nghiệm Giúp Bạn Làm Việc Thuận Lợi Với Đơn Vị In Ấn
– Xác nhận rõ với đơn vị in về thời gian giao, nhận nếu bạn không muốn sự kiện bị ảnh hưởng. Đã có rất nhiều trường hợp nhà in cam kết giao hàng trong thời gian ngắn nhưng thực tế phải mất 2 – 3 tuần mới mang đến sản phẩm cuối cùng.
– Đưa ra yêu cầu đầy đủ, rõ ràng và chi tiết như kích cỡ, số trang, màu mực, số mặt giấy, độ dày, yêu cầu khác như cán màng, gia công cấn bế, thời gian giao hàng chậm nhất… để tiết kiệm thời gian và công sức hai bên.
– Với những bản in sử dụng nhiều chất liệu khác nhau, bạn nên hỏi ý kiến của những người có nhiều kinh nghiệm in ấn để biết nên lựa chọn nhà in nào, tránh gây lãng phí tiền bạc.
– Chuẩn bị sẵn file gốc trong đĩa hoặc usb, có bản in mẫu càng tốt để cho đơn vị in thấy nhằm đảm bảo tính chính xác tuyệt đối, tiết kiệm thời gian và tránh xảy ra sai sót. Nếu thiết kế của bạn có những font chữ độc đáo, hãy chép kèm theo các font chữ được sử dụng trong bản thiết kế để tránh trường hợp máy khác không hiển thị đúng font chữ mong muốn.
– Trong in ấn sẽ xảy ra một số sai sót có thể chấp nhận được. Tuy nhiên, những chi tiết cần sự chính xác tuyệt dối như màu logo, màu khẩu hiệu, màu sản phẩm… không được phép sai quá nhiều. Bởi điều này sẽ ảnh hưởng rất nhiều đến sản phảm, đến sự kiện.
Một Số Cơ Sở In Ấn Tại Hà Nội Có Uy Tín
- Quảng cáo Việt Bắc – in ấn giá rẻ tại Hà Nội
- In Quảng Cáo Phúc Long – in hiflex lấy ngay backdrop, standee
- Backdrop Hà Nội Bạch Hoàng – thiết kế, in và thi công Backdrop
- Công ty Mã Đại Phúc – in thiệp cưới, thiết kế túi giấy, nilon, in bacsk drop sự kiện, in tranh canvas
- APOLLONET – thiết kế standee chuyên nghiệp ấn tượng, cuốn nhôm, giá X cường lực
In ấn trong tổ chức sự kiện là một công việc nhỏ trong hoạt động tổ chức, những lại cần quá nhiều kĩ năng phụ trợ để có được một sự kiện thành công hoàn hảo. Vậy tại sao bạn không cân nhắc về sự hỗ trợ từ khâu thiết kế, in ấn đến lắp đặt của một công ty tổ chức sự kiện uy tín? Chỉ cần nhấc máy liên hệ với số hotline 0902193386 và tận hưởng sự hài lòng đến từ những dịch vụ chuyên nghiệp của Viet Vision Team Building.
