Tổ chức sự kiện tiệc gặp mặt đầu năm cho doanh nghiệp là một hoạt động vô cùng quan trọng đối với công ty, doanh nghiệp. Đây là cơ hội tuyệt vời để doanh nghiệp xốc lại tinh thần làm việc hăng say, khơi nguồn cảm hứng làm việc bất tận cho toàn bộ nhân viên với nhiều mục tiêu phát triển hơn trong năm tới.
Vì lẽ đó, cách tổ chức sự kiện tiệc gặp mặt đầu năm, tiệc khai xuân phải được chuẩn bị chu đáo, kỹ lưỡng nhất. Sau đây, Viet Vision Team Building xin chia sẻ một vài kinh nghiệm tổ chức sự kiện gặp mặt đầu năm ấn tượng, hiệu quả nhất.
Ý Nghĩa Của Tổ Chức Tiệc Gặp Mặt Đầu Năm
Trước khi lên ý tưởng cho kịch bản, bạn nên xác định rõ được ý nghĩa tổ chức gặp mặt đầu năm của doanh nghiệp hướng tới? Khách mời tham dự tổ chức tiệc khai xuân là những ai? Sau khi đã xác định được ý nghĩa & mục đích tổ chức sự kiện tiệc gặp mặt đầu năm thì quá trình xây dựng kịch bản và lên nội dung sẽ khá đơn giản.
Một năm cũ qua đi và một năm mới lại tới, buổi tiệc gặp mặt đầu năm như sợi dây kết nối giữa công ty với đối tác và nhân viên. Đây là cơ hội để ban lãnh đạo công ty có dịp khơi nguồn cảm hứng, lên dây cót tinh thần cho toàn bộ nhân viên nhằm giúp việc kinh doanh của doanh nghiệp trong năm tới thuận buồm xuôi gió.
Hơn nữa, tổ chức tiệc khai xuân cho công ty, doanh nghiệp cũng là điều kiện tuyệt vời để ban giám đốc và nhân viên công ty được gặp gỡ, giao lưu với nhau sau kỳ nghỉ Tết dài ngày. Nhờ đó xây dựng tinh thần đoàn kết, mối quan hệ gắn bó keo sơn giữa tập thể nhân viên và lãnh đạo.
Lên Danh Sách Khách Mời Tham Dự
Những buổi lễ trang trọng này khách mời thường là ban lãnh đạo công ty, nhân viên hay những khách hàng “vip” và đối tác thân thiết. Bạn cần phải có một danh sách cụ thể số lượng người tham gia để lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện gặp mặt đầu năm phù hợp và dự trù được mức ngân sách hợp lý nhất.
Ngoài ra, việc nắm bắt được sở thích của nhóm khách mời cũng là điều bạn nên chú ý. Có thể dựa vào đối tượng khách mời để lên ý tưởng tổ chức tiệc khai xuân cho doanh nghiệp, hay sáng tạo concept tổ chức độc đáo mới lạ thay vì sử dụng giống như tổ chức tiệc cuối năm cho công ty của năm trước.
Chọn Địa Điểm Tổ Chức Sự Kiện Tiệc Gặp Mặt Đầu Năm
Sau khi xác định được mục đích, số lượng người tham dự trong buổi tổ chức tiệc gặp mặt đầu năm thì việc lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện tiệc khai xuân không khó.
Để thuận tiện cho quá trình tổ chức, các doanh nghiệp thường ưu tiên lựa chọn tổ chức sự kiện gặp mặt đầu xuân ở nhà hàng, khách sạn hoặc các trung tâm hội nghị chuyên tổ chức sự kiện… Tuy nhiên, nếu bạn muốn thay đổi không khí bạn có thể lựa chọn một địa điểm tổ chức tiệc gặp mặt đầu năm ngoài trời, nhưng bạn cần phải lưu ý về việc trang trí không gian và xây dựng nôi dung chương trình hợp lý, đặc sắc để tránh sự nhàm chán cho buổi tiệc. Việc chọn địa điểm rất quan trọng, do đó bạn nên chọn địa điểm tổ chức tiệc khai xuân nằm ở trung tâm, vị trí dễ tìm, giao thông thuận lợi.
Xây Dựng Kịch Bản Tổ Chức Tiệc Gặp Mặt Đầu Năm
Xây dựng kịch bản tổ chức tiệc gặp mặt đầu năm ấn tượng, độc đáo luôn là yếu tố vô cùng quan trọng. Để buổi tiệc được diễn ra thành công bạn phải có một kịch bản chi tiết, độc đáo, sáng tạo mang lại nhiều ấn tượng cho người tham gia. Để có một kịch bản chương trình tiệc gặp mặt đầu năm cụ thể chi tiết, bạn cần chuẩn bị:
Chủ Đề Chương Trình
Mỗi chương trình nên xoay quanh một chủ đề nào đó hay thể hiện một ý nghĩa nhất định. Chủ đề chương trình nên hướng tới triết lí kinh doanh mà công ty đề ra hoặc xoay quanh những chủ đề hot hiện có. Bạn cũng nên tránh sử dụng các chủ đề trùng lặp đã từng thực hiện hoặc lấy ý tưởng từ các đối thủ cạnh tranh.
Thời Gian Tổ Chức
Bạn nên chọn thời gian tổ chức sự kiện tiệc gặp mặt đầu năm hợp lí để khách mời có thể tham gia được đầy đủ và thoải mái nhất. Hai ngày cuối tuần và khoảng thời gian chiều tối được xem là thời gian lựa chọn thích hợp nhất.
Tổ Chức Sự Kiện Gặp Mặt Đầu Năm, Tiệc Khai Xuân
Sau khi lên kịch bản xong cho buổi tổ chức tiệc khai xuân gặp mặt đầu năm thì bạn cần phải phần chia công việc cụ thể cho từng nhóm, từng người phụ trách để dễ dàng quản lý, tránh sự thiếu sót và các trường hợp xấu có thể xảy ra.
Trước khi buổi lễ diễn ra, bạn cần có một đội ngũ lễ tân để thực hiện phần đón tiếp khách, sắp xếp vị trí ngồi cho khách và thực hiện khâu chào khách lúc ra về. Bạn nên chuẩn bị sẵn đội ngũ nhân sự trẻ trung, nhiệt tình để tiếp đón khách chu đáo, tránh tình trạng khách đến bữa tiệc nhưng không biết mình phải đi đâu, làm gì, rơi vào cảm giác lạc lõng trong đám đông.
Bên cạnh đó, âm thanh, ánh sáng cũng là thứ khiến bữa tiệc gặp mặt đầu năm của công ty, doanh nghiệp trở nên hoàn hảo hơn. Bạn nên có chuẩn bị trước các danh sách bài hát, đoạn nhạc phù hợp với chương trình cũng như lựa chọn hệ thống ánh sáng bắt mắt, hài hòa với chủ đề bữa tiệc.
Một chương trình tiệc gặp mặt đầu năm, tiệc khai xuân sẽ trở nên hoàn hảo hơn nếu bạn tổ chức vài trò chơi team building trí tuệ, vui nhộn, nó giúp không khí bữa tiệc trở nên vui vẻ và gắn kết được mọi người trong bữa tiệc hơn.
Bạn nên hoàn thành tất cả mọi công việc trước khi buổi lễ chính thức được diễn ra. Trong đó, nên hoàn thành trước hai ngày để bạn có thời gian kiểm tra lại toàn bộ quá trình làm việc nhằm đảm bảo buổi lễ được diễn ra thành công nhất.
Kết Thúc Tiệc Gặp Mặt Cuối Năm
Kết thúc chương trình, bạn đừng quên tặng cho khách mời các món quà tặng sự kiện độc đáo thể hiện sự chu đáo của công ty cũng như gửi lời cám ơn, tri ân họ đã tới tham dự bữa tiệc. Đội ngũ lễ tân cũng rất quan trọng, họ sẽ người trực tiếp thay mặt công ty gửi lời chào, lời cám ơn đến khách mời tới dự bữa tiệc.
Để tổ chức sự kiện gặp mặt đầu năm ấn tượng, độc đáo và tiết kiệm nhất, thì bạn nên nhờ đến sự trợ giúp của những công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp trọn gói. Hãy liên hệ với công ty tổ chức team building – sự kiện Viet Vision Team Building để được tư vấn cụ thể và xây dựng các ý tưởng chương trình dành riêng cho bạn.
