Mẫu Kế Hoạch Tổ Chức Hội Nghị Tri Ân Khách Hàng

Tổ chức hội nghị khách hàng hay tổ chức hội nghị tri ân khách hàng là hoạt động thường niên được tổ chức hàng năm của nhiều doanh nghiệp. Đây được coi là cách làm thông minh và thước đo hoàn hảo đánh giá uy tín của doanh nghiệp với khách hàng, đối tác. Tổ chức hội nghị khách hàng thành công sẽ để lại nhiều ấn tượng đáng nhớ và tạo tiền đề cho khách hàng tin tưởng và đồng hành cùng doanh nghiệp.

Với bề dày gần 18 năm năm kinh nghiệm tổ chức hội nghị hội thảo với hàng ngàn sự kiện thành công, Viet Vision Team Building – công ty tổ chức team building & sự kiện chia sẻ cùng bạn mẫu kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng chi tiết nhất dưới đây.

Tổ Chức Sự Kiện Cùng Viet Vision

Xác Định Thời Gian Tổ Chức Hội Nghị Tri Ân Khách Hàng

Bước đầu tiên trong kế hoạch tổ chức hội nghị hội thảo chính là xác định thời gian chương trình diễn ra. Trong đó cuối tuần là thời điểm thích hợp nhất để lựa chọn tổ chức, bởi đó là khoảng thời gian nghỉ ngơi của khách hàng, đối tác. Ngoài ra, cũng có nhiều khách hàng thường xuyên chọn 15h chiều làm thời điểm bắt đầu tổ chức hội nghị hội thảo.

Lên Danh Sách Khách Mời

Bạn muốn mời vị khách nào tới tham dự sự kiện? Các đại lý, nhà phân phối, đối tác chiếc lược vẫn là khách mời chính nhưng cơ quan báo chí, truyền thông cũng nên là một phần khách mời tham dự sự kiện. Bên cạnh đó, xác định danh sách khách mời chi tiết, cụ thể sẽ giúp bạn lên kế hoạch đón tiếp đại biểu sao cho phù hợp, chu đáo.

Dự Trù Chi Phí Tổ Chức Hội Nghị Khách Hàng

Một bản kế hoạch tổ chức sự kiện – hội nghị hội thảo không thể trở nên hoàn hảo nếu thiếu khâu dự trù ngân sách tổ chức. Thông qua mục đích tổ chức và lượng khách tham dự, bạn sẽ cân đối được chi phí tổ chức hội nghị tri ân khách hàng phù hợp, vừa đảm bảo hiệu quả tổ chức vừa đạt được mục đích mong muốn.

Chọn Địa Điểm Tổ Chức Hội Nghị Tri Ân Khách Hàng

Tổ chức sự kiện tri ân khách hàng chỉ được đánh giá thành công nếu tổ chức ở địa điểm hợp lý, giao thông thuận tiện, không quá xa trung tâm và phù hợp với đối tượng khách tham dự. Dù được tổ chức ở khách sạn, nhà hàng hay các trung tâm tổ chức hội nghị thì địa điểm tổ chức hội nghị hội thảo cũng cần có thiết bị trình chiếu, âm thanh, ánh sáng chất lượng, hiện đại, đạt tiêu chuẩn quốc tế.

Lên Ý Tưởng, Chủ Đề Chủ Đạo

Mỗi sự kiện cần có một cách tổ chức hội nghị tri ân khách hàng riêng. Trong đó tất cả mọi hạng mục từ thiết kế, kịch bản tổ chức hay tổ chức thực hiện đều phải được thực hiện theo một chủ đề xuyên suốt nhất định để đảm bảo sự đồng nhất.

Bên cạnh đó, người tổ chức sự kiện cũng cần có những ý tưởng tổ chức hội nghị hội thảo sáng tạo, mang tính đột phá để có một chương trình cuốn hút, độc đáo, thu hút người tham dự.

Công Tác Chuẩn Bị Cho Hội Nghị Tri Ân Khách Hàng

Chuẩn bị tổ chức sẽ có rất nhiều khâu thực hiện khác nhau, nhìn chung, đơn vị tổ chức cần làm những đầu việc:

Phân Công Công Việc

– Lập nhóm thực hiện, giao nhiệm vụ cụ thể cho từng người:

+ Nhóm thực hiện công tác đối ngoại: Phụ trách chuẩn bị và phát giấy mời

+ Nhóm hậu cần: Phụ trách sân khấu, âm thanh, ánh sáng, quà tặng, tiệc…

+ Nhóm lễ tân: Tiếp đón khách tham dự

+ Nhóm nội dung: Chuẩn bị các bài viết, bài phát biểu và tài liệu gửi cho khách mời

– Xây dựng bảng kế hoạch tiến độ thực hiện

Chuẩn Bị Các Hạng Mục

– Thiết kế lắp đặt hệ thống âm thanh, ánh sáng có công suất phù hợp

+ Thiết kế, lắp đặt các tấm pano, áp phích, phông màn đặt xung quanh địa điểm tổ chức

+ Trang trí hội trường

+ Chuẩn bị hoa, quà tặng cho khách mời

+ Kiểm tra hệ thống sân khấu, âm thanh

+ Kiểm tra bộ phận phục vụ tiệc

Kiểm Tra Bộ Phận Nhân Sự

Trong phần này, các công việc có thể triển khai đến như kiểm tra, điều phối đội ngũ nhân sự tham gia thực hiện chương trình: MC, lễ tân, đội văn nghệ, kỹ thuật viên…

Tiến Hành Tổng Duyệt

Tiến hàng tổng duyệt trước khi tổ chức hội nghị khách hàng sẽ giúp các bộ phận phối hợp nhuần nhuyễn, ăn ý hơn trong khi quá trình tổ chức.

Công Tác Tiến Hành Tổ Chức Hội Nghị Khách Hàng

Tổ chức hội nghị tri ân khách hàng sẽ bao gồm những nội dung chính sau đây:

– Đón khách, hướng dẫn khách mời vào khu vực chỗ ngồi quy định.

– Phần mở đầu buổi lễ tri ân khách hàng gồm có bài phát biểu của lãnh đạo, tặng quà tri ân và khui rượu khai tiệc.

– Chương trình văn nghệ: Các tiết mục trong chương trình gồm có tiết mục mở màn, tiết mục chuyển màn và tiết mục kết màn.

– Gameshow, bốc thăm trúng thưởng: Bạn nên chọn các MC hoạt ngôn, hài hước, dí dỏm để làm không khí hội trường sôi nổi và hào hứng hơn.

Công Tác Kết Thúc Buổi Hội Nghị Khách Hàng

Sau khi tổ chức hội nghị khách hàng kết thúc, đội lễ tân đứng tại cửa ra vào chào và tặng quà cho khách tham dự.

Hy vọng với kinh nghiệm tổ chức sự kiện trên đây đã giúp bạn hiểu thêm về những công việc cần có của tổ chức một chương trình hội nghị khách hàng. Nếu bạn có bất kỳ khó khăn gì trong việc lập kế hoạch và tổ chức hội nghị khách hàng, bạn có thể liên hệ đến chúng tôi – Viet Vision Team Building để nhận được hỗ trợ tốt nhất.

Công Ty Tổ Chức Sự Kiện Chuyên Nghiệp – Uy Tín | Viet Vision Team Building