Từ lâu, tổ chức họp báo đã không còn là khái niệm quá xa lạ trong lĩnh vực tổ chức sự kiện. Mọi người đều mong muốn có buổi họp báo thành công nhưng không biết làm cách nào để tổ chức sự kiện họp báo hiệu quả và đạt yêu cầu.
Để trả lời thắc mắc trên hãy cùng Viet Vision Teambuilding điểm qua các kinh nghiệm tổ chức họp báo đảm bảo thành công.
Tổ chức họp báo là một phần nhỏ của lĩnh vực tổ chức sự kiện rộng lớn, và đây cũng là khái niệm thường xuyên được nhắc đến qua các kênh thông tin báo chí, hoặc qua truyền hình. Để tổ chức buổi họp báo thành công, đúng trình tự, được đánh giá cao thì bạn cần nắm rõ được 7 yếu tố cơ bản sau đây:
Địa Điểm Tổ Chức Sự Kiện
Hiện nay có nhiều địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp để các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp lựa chọn tổ chức họp báo. Địa điểm tổ chức họp báo phải đáp ứng các yêu cầu cụ thể về mặt không gian, thời gian, cách thức tổ chức, điều kiện tác nghiệp của đội ngũ đưa tin (phóng viên, nhà báo…). Bởi vậy, lựa chọn ưu tiên hàng đầu cho các buổi họp báo chính là những phòng hội họp ở các khách sạn lớn hay các trung tâm hội nghị, hội thảo được trang bị đầy đủ các trang thiết bị kỹ thuật cần thiết.
Chuẩn Bị Phần Nội Dung Sự Kiện
Các doanh nghiệp tổ chức buổi họp báo chủ yếu với mục đích cung cấp các thông tin hữu ích cho báo chí và giới truyền thông. Đó có thể là về sản phẩm, dịch vụ hay những thông tin khác liên quan đến công ty, doanh nghiệp. Bởi vậy, đơn vị tổ chức sự kiện cần phải chắc chắn các thông tin cung cấp sắp tới phải dễ hiểu và chính xác nhất. Bạn hãy thử tưởng tượng mà xem, nếu có rất ít khách mời tham dự, hoặc không có nhà báo nào tới tham dự thì chắc chắn buổi họp báo của bạn đã không khơi gợi được sự quan tâm và niềm hứng thú của họ.
Mời Phóng Viên Đến Tham Dự Sự Kiện
Bạn nên mời phóng viên tới tham dự dưới dạng tư vấn truyền thông. Theo đó, lời mời cần thể hiện được yếu tố trang trọng, sự lịch thiệp và thể hiện đầy đủ các thông tin cần truyền đạt. Đó là chủ đề buổi họp báo, địa điểm tổ chức, thời gian tổ chức, các vị khách mời tham dự….
Trước khi gửi giấy mời chính thức, bạn cũng nên tiến hành thủ tục gửi email, fax đến các cơ quan báo chí hay các vị khách mời quan trọng trước khoảng 07 – 10 ngày để họ không quên mất lời mời tham dự sự kiện của bạn.
Chuẩn Bị Tư Liệu Họp Báo Cho Sự Kiện
Các tư liệu sử dụng trong buổi họp báo phải được chuẩn bị một cách chi tiết, khoa học và rõ ràng để phóng viên hay nhà báo hiểu và theo dõi được nội dung sự kiện, tra cứu được các thông tin liên quan đến chủ đề. Đó là kế hoạch tổ chức họp báo, lý lịch trích ngang của các khách mời và nhân vật phát biểu; hình ảnh, bài phát biểu của các nhân vật chính.
Ngoài ra, đơn vị tổ chức sự kiện cần chú ý phát tài liệu theo từng phần của buổi họp báo để tránh tình trạng người tham dự, hay phóng viên đến tham gia nhận tài liệu được phát và đi về.
Thảo Luận Với Mc Và Khách Tham Dự Sự Kiện
Trước khi tổ chức họp báo, một trong những kinh nghiệm tổ chức sự kiện thành công chính là phải biết cách phân bố thời lượng phát biểu của các vị khách mời. Bạn nên sắp xếp buổi gặp gỡ riêng với các khách mời có bài phát biểu để thống nhất nội dung và thời lượng. Ngoài ra, trong buổi đó bạn cũng nên chia sẻ về cách thức trả lời câu hỏi do cánh nhà báo đặt ra hoặc phương thức gỡ rối các vấn đề phát sinh trong buổi họp báo.
Về MC trong buổi họp báo, bạn cũng cần lựa chọn những người có ngoại hình ưa nhìn, phong thái nhẹ nhàng, sự hoạt ngôn và có khả năng ứng biến tốt.
Diễn Tập Trước Khi Tổ Chức Họp Báo
Đối với sự kiện quan trọng như tổ chức sự kiện họp báo, khâu diễn tập “làm nháp” trước khi tổ chức chính thức là vô cùng quan trọng. Diễn tập sẽ cho bạn cái nhìn cụ thể nhất về buổi họp báo sẽ ra sao, đi theo chiều hướng thế nào, có khả năng xảy ra những sự cố nào… để từ đó có phương án và cách thức xử lý phù hợp.
Tổ Chức Buổi Họp Báo
Trước khi buổi họp báo diễn ra, đội ngũ tổ chức sự kiện cần phải có mặt sớm hơn ít nhất một tiếng đồng hồ để chuẩn bị. Lúc này, đơn vị tổ chức cần đảm bảo các khâu đón tiếp, khu vực chỗ ngồi, khu vực đứng tác nghiệp, hệ thống kỹ thuật… đều đã sẵn sàng phục vụ cho sự kiện. Buổi họp báo phải được tổ chức trong thời gian dự kiến và bạn hãy linh hoạt sử dụng các phương án xử lý nếu có sự cố xảy ra.
Sau buổi họp báo kết thúc, bạn hãy dành những lời cảm ơn sâu sắc nhất cho giới phóng viên, cánh nhà báo và bày tỏ sự mong muốn được hợp tác với họ trong những buổi họp báo tiếp theo.
Quan trọng hơn cả là nếu bạn đang loay hoay chưa biết phải làm sao với mớ bòng bong đủ các thứ việc, thì hãy liên hệ ngay tới một công ty tổ chức sự kiện có uy tín để có dược những trải nghiệp chuyên nghiệp và thành công nhất.
Bạn muốn tổ chức sự kiện? Bạn muốn tổ chức họp báo? Viet Vision Teambuilding luôn là người bạn đồng hành đáng tin cậy của bạn trong sự kiện phía trước. Hãy liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay để được nhận ưu đãi.
