Bạn vừa được sếp giao nhiệm vụ tổ chức sự kiện? Bạn không phải là nhân viên tổ chức sự kiện nhưng lại thường xuyên phải thực hiện? Và hơn hết làm cách nào tổ chức sự kiện nội bộ cho doanh nghiệp thành công mà không tốn nhiều chi phí?
Hãy cùng Viet Vision Team Building đọc bài viết dưới đây để có câu trả lời đúng đắn và phù hợp nhất cho bạn.
Rất nhiều người đã từng thực hiện event mà không hề hay biết. Chẳng hạn như bạn từng tổ chức sinh nhật cho mình tại nhà và mời bạn bè đến tham dự. Đây cũng là một loại hình tổ chức sự kiện. Do đó, nếu phải tổ chức sự kiện cho công ty thì cũng đừng nên quá lo lắng vì ít nhiều bạn cũng đã có kinh nghiệm.
Để có thể tổ chức event thành công, ngoài những điều cơ bản như lên ý tưởng, viết kế hoạch, dự trù kinh phí, khảo sát địa điểm bạn còn cần đến những bí quyết tổ chức sự kiện nội bộ cho doanh nghiệp sau đây.
Tham Khảo Ý Kiến Của Người Đi Trước
Chẳng hạn như năm trước sếp đã giao toàn quyền tổ chức cho anh A nào đó, còn năm nay tới lượt bạn. Việc đầu tiên cần làm là sử dụng giấy bút ghi chú các điều mà anh A đã thực hiện trong năm trước (dự trù kinh phí cho 15 người trong 3 ngày là bao nhiêu, các địa điểm tổ chức sự kiện năm trước nữa đã đến, bố trí thời gian đón đưa thế nào cho phù hợp…?
Từ đó, bạn có thể tự mình xây dựng lên kịch bản, kế hoạch tổ chức sự kiện cho công ty, doanh nghiệp của mình mà vẫn đảm bảo chương trình tổ chức sự kiện nội bộ hấp dẫn, ấn tượng và đáng nhớ.
Tham Khảo Ý Kiến Từ Những Người Có Chuyên Môn
Nếu bạn có bạn bè hay người thân làm trong công ty tổ chức sự kiện thì tại sao không tận dụng lợi thế đó? Thật lãng phí nếu như bạn không hỏi họ nghĩ thế nào ý tưởng tổ chức vừa đưa ra, cách thức tổ chức phù hợp thế nào, nên kiểm soát rủi ro ra sao… Chưa biết chừng họ còn đưa ra những công ty cho thuê thiết bị, dụng cụ, dụng cụ tổ chức sự kiện có giá ưu đãi vô cùng cho bạn tham khảo.
Lên Kế Hoạch Chi Tiết Và Dự Trù Ngân Sách Chính Xác
Kể cả là công ty tổ chức sự kiện đã dày dặn kinh nghiệm đi nữa thì sau khâu lập kế hoạch và dự trù chi phí họ cũng tốn khá nhiều thời gian rà soát kế hoạch đã thực sự ổn chưa. Việc này đặc biệt quan trọng vì chỉ cần xảy ra sự cố nhỏ cũng có thể ảnh hưởng đến quá trình tổ chức.
Có Danh Sách Những Việc Cần Làm Cụ Thể
Bạn hãy đọc kỹ kế hoạch đã có và tự hình dung về những đầu việc sắp tới phải thực hiện. Bằng cách này, bạn sẽ đảm bảo không bỏ sót bất cứ hạng mục nào trong sự kiện.
Ví dụ như bạn tổ chức hội nghị hội thảo cho công ty với khoảng 100 khách mời. Theo kế hoạch, sẽ có rất nhiều standee (phông quảng cáo), banner… trong khu vực đón tiếp – cần ghi chú lại về các hạng mục in ấn trong khâu này. Kế đó, sẽ có đội ngũ lễ tân mặc áo dài ngồi tại bàn nhận thư mời và cài hoa lên áo cho khách tham dự – hình dung này đưa ra gợi ý về phục trang lễ tân ra sao, in ấn & phát thư mời thế nào… Cứ tiếp tục như vậy, chương trình càng có nhiều đầu việc thì khâu tổ chức càng dễ dàng và suôn sẻ.
Ngoài ra để đề phòng trường hợp bạn quên, kinh nghiệm tổ chức sự kiện cho thấy hãy ghi vào sổ tay hay giấy note và để ở chỗ dễ nhìn thấy tránh thiếu sót trong quá trình tổ chức.
Xây Dựng Kịch Bản Tổ Chức Sự Kiện Cụ Thể
Kịch bản không chỉ dành cho những người tổ chức theo sát mà còn dùng cho đơn vị cung cấp thiết bị tổ chức sử dụng. Kịch bản càng chi tiết, đầy đủ, có ghi chú rõ ràng thì khâu dựng sâu khấu, điều chỉnh âm thanh ánh sáng, chụp ảnh càng dễ bố trí và thực hiện.
Đơn vị cung cấp thiết bị rất cần những thông tin chi tiết như nên quay phim chụp ảnh khi nào, cho nhạc phát vào thời điểm nào, bố trí hình ảnh lúc nào cho phù hợp… để có thể lấy được những góc quay đẹp, hình ảnh hay cho sự kiện.
Phân Công Nhân Sự Tổ Chức Sự Kiện Hợp Lý
Đây là một yếu tố vô cùng quan trọng để sự kiện diễn ra thành công. Bạn nên phân công công việc theo từng đầu mục rõ ràng cho từng người để dễ dàng kiểm soát. Không nên phân công một nhiệm vụ cho hai người để tránh trường hợp không thống nhất ý kiến và đùn đẩy trách nhiệm thực hiện. Ngoài ra, việc phân công nhân sự cũng cần bảo đảm phù hợp với năng lực và khả năng của họ.
Bởi vậy, hãy giao đúng người đúng việc, và hãy tin tưởng người được giao nhiệm vụ. Đây là những điều mà người tổ chức sự kiện chuyên nghiệp nên thực hiện.
Với hơn 12 năm trong nghành tổ chức sự kiện & team building, Viet Vision Team Building tự hào là công ty tổ chức team building & sự kiện chuyên nghiệp, uy tín nhất thị trường miền Bắc Việt Nam. Chúng tôi đã từng tổ chức thành công hàng nghìn chương trình sự kiện lớn nhỏ cho nhiều tập đoàn, doanh nghiệp có quy mô lớn như Coca cola, Samsung, LG, Vietnam Airlines… Hãy liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay để cảm nhận được sự tận tâm, chuyên nghiệp trong từng dịch vụ!
