Bạn muốn có một mẫu kịch bản tổ chức hội nghị, hội thảo chi tiết, cụ thể phù hợp với công ty, doanh nghiệp mang tính chuyên nghiệp, sáng tạo mà vẫn giữ được sự trang trọng của hội nghị, hội thảo? Viet Vision Team Building với hơn 10 năm kinh nghiệm tổ chức sự kiện sẽ giúp bạn có được kịch bản tổ chức hội nghị hội thảo đáp ứng đủ các tiêu chí trên.
Không nói đến thế giới, chỉ ngay tại Việt Nam tổ chức hội nghị hội thảo đã xuất hiện từ lâu, tiêu biểu trong lịch sử dựng nước và giữ nước chúng ta có hội nghị Diên Hồng thời Trần đã đi vào sử sách. Nhưng sự thay đổi kinh tế – chính trị, văn hóa – xã hội cũng làm cho kịch bản tổ chức hội nghị, hội thảo thay đổi theo thời gian.
Trước khi đi vào nội dung kịch bản tổ chức hội nghị, hội thảo chi tiết, thì việc nắm bắt sự khác nhau giữa hội nghị, hội thảo là kiến thức vô cùng cần thiết.
- Hội nghị là cuộc họp được tổ chức để bàn bạc về công việc cụ thể nào đó, từ đó tổng kết tình hình hoạt động đã qua, đồng thời rút kinh nghiệm và đưa ra phương hướng giải quyết trong thời gian tới.
- Hội thảo là cuộc họp rộng rãi với mục đích thảo luận, bày tỏ, trao đổi ý kiến về một vấn đề mang tính khoa học, lý luận, thực tiễn được đặt ra. Mục đích của hội thảo là làm rõ cơ sở lý luận, thực tiễn của vấn đề, từ đó có những đề xuất, kiến nghị, dự báo có cơ sở lý luận khoa học.
Ngoài việc làm rõ khái niệm ra thì tổ chức hội nghị hội thảo được chia làm nhiều loại khác nhau tùy vào tính chất, quy mô. Ví dụ như tổ chức hội nghị thường được chia làm: hội nghị quốc tế, hội nghị trong nước, hội nghị liên quan đến cơ quan nhà nước, hội nghị cho doanh nghiệp, hội nghị tri ân khách hàng… Còn đối với tổ chức hội thảo thì có tổ chức hội thảo quốc tế, hội thảo khoa học, hội thảo công nghệ,…
Từ những thông tin cơ bản trên Viet Vision Team Building xin gợi ý thêm cho bạn mẫu kịch bản tổ chức hội nghị hội thảo khái quát nhất. Với mẫu kịch bản này bạn có thể dựa vào quy mô, tính chất mà sự kiện bạn yêu cầu để áp dụng sao cho phù hợp.
Với mẫu kịch bản tổ chức sự kiện hội nghị hội thảo dưới đây Viet Vision Team Building sẽ đưa ra bố cục 3 phần, bao gồm phần chuẩn bị, phần tiến hành hội nghị – hội thảo và phần kết thúc.
Chuẩn Bị Kịch Bản Tổ Chức Hội Nghị Hội Thảo
Chuẩn bị tổ chức hội nghị hội thảo sẽ là một quá trình dài. Ở bước chuẩn bị này chúng tôi sẽ chỉ nhắc đến quá trình chuẩn bị sau cùng trước khi bắt đầu vào nội dung chính tổ chức hội nghị hội thảo.
Các công việc cụ thể như sau:
- Trang trí địa điểm tổ chức hội nghị hổi thảo: Treo băng rôn đón tiếp khách, banner dọc theo lối đi và địa điểm xung quanh, dải thảm đỏ trên lối đi,…
- Kiểm tra lắp đặt sân khấu ở khu vực tổ chức:
- Trang trí sân khấu bằng thảm đỏ, hoa tươi, backdrop,…
- Lắp đặt các thiết bị âm thanh, ánh sáng, màn chiếu
- Khu vực dành cho đại biểu: Đặt biển tên, nước uống, bánh kẹo, hoa tươi, khăn chải bàn, sắp xếp ghế ngồi ngay ngắn,…
- Khu vực dành cho khách tham dự khác: Sắp xếp ghế ngồi ngay ngắn, khoa học,…
- Khu vực lễ tân: Sắp xếp bàn ghế, nước uống, bánh khẹo, tài liệu,… cho khách trong lúc tham dự sự kiện.
Sau khi kiểm tra các khu vực xong, bộ phận lễ tân thực hiện công việc đón tiếp khách tham dự, hướng dẫn khách vào hội trường, phát tài liệu cho khách (nếu có).
Tiến Hành Kịch Bản Tổ Chức Hội Nghị Hội Thảo
Đây là phần trọng tâm trong mẫu kịch bản tổ chức hội nghị hội thảo chi tiết, vì thế các bộ phận cần phối hợp nhịp nhàng với nhau để sự kiện diễn ra thuận lợi.
- MC lên giới thiệu chương trình, giới thành phần đại biểu, và tuyên bố lý do
- Đại diện khách mời phát biểu khai mạc chương trình
- Ban chủ trì lên điều hành chương trình (nếu có). Nếu buổi hội thảo hội nghị nhằm mục đích trao đổi, giải quyết một vấn đề khó khăn nào đó, thì thường phải có ban chủ trì buổi hội thảo hội nghị để điều hành, cân nhắc, điều tiết chương trình, tránh xảy ra xung đột gay gắt hoặc đi quá xa nội dung cuộc họp.
- Nếu chương trình diễn ra trong khoảng thời gian dài, bạn nên bố trí một vài tiết mục văn nghệ để không khí thoải mái hơn, hay nghỉ giải lao giữa giờ và ăn nhẹ,…
- Đại diện khách mời lên phát biểu bế mạc chương trình
- MC tuyên bố kết thúc chương trình
Kết Thúc Kịch Bản Tổ Chức Hội Nghị Hội Thảo
- Lễ tân tiễn khách
- Tháo dỡ, thu dọn các thiết bị dụng cụ
- Dọn đẹp địa điểm tổ chức sự kiện
- Sắp xếp, kiểm tra, nghiệm thu lại các đồ đi mượn, hoặc thuê,…
Trên đây là kịch bản tổ chức hội nghị hội thảo chi tiết, cụ thể mà Viet Vision Team Building đã đúc kết lại. Công việc của bạn sẽ là hiện thực hóa những thông tin trên để có thể tổ chức chương trình hội nghị – hội thảo thành công, hấp dẫn.
Trong quá trình lập kế hoạch tổ chức hội nghị hội thảo mà bạn gặp bất kì khó khăn nào, hãy liên hệ đến Viet Vision Team Building – Công ty tổ chức team building & sự kiện chuyên nghiệp nhất Việt Nam hiện nay để được tư vấn và hỗ trợ kịp thời.
Viet Vision Team Building – Công Ty Tổ Chức Sự Kiện Chuyên Nghiệp – Uy Tín
TỔ CHỨC HỘI NGHỊ HỘI THẢO
TỔ CHỨC TIỆC TẤT NIÊN CUỐI NĂM
TỔ CHỨC NGÀY HỘI GIA ĐÌNH
TỔ CHỨC LỄ RA MẮT SẢN PHẨM MỚI
TỔ CHỨC LỄ KỶ NIỆM THÀNH LẬP CÔNG TY
TỔ CHỨC LỄ KHAI TRƯƠNG KHÁNH THÀNH
