Để tổ chức lễ kỷ niệm thành lập thành công tốt đẹp, bạn cần nắm rõ những quy trình tổ chức lễ kỷ niệm công ty, doanh nghiệp được Viet Vision Team Building tổng hợp dưới đây.
Lễ kỷ niệm thành lập công ty không còn là sự kiện riêng của doanh nghiệp. Đây đã trở thành cơ hội để công ty, doanh nghiệp mang hình ảnh, thương hiệu của mình quảng bá trước các khách hàng, đối tác lâu năm. Hơn nữa, nó còn là dịp công ty gửi lời tri ân đến khách hàng và đối tác đã hợp tác và phát triển trong thời gian qua.
Bước 1: Lên Kế Hoạch Và Xây Dựng Kịch Bản Tổ Chức Lễ Kỷ Niệm Thành Lập Công Ty
Bước đầu tiên và cũng là bước quan trọng nhất khi tổ chức sự kiện lễ thành lập công ty đó là lên kế hoạch và xây dựng kịch bản tổ chức lễ kỷ niệm thành lập công ty. Trong khâu này, công ty tổ chức sự kiện cần phân tích được mục đích tổ chức chính của chương trình, nhắc lại những thành tựu nổi bật của công ty trong thời gian vừa qua… để có một kịch bản chương trình hấp dẫn, đặc sắc và phù hợp với đặc điểm doanh nghiệp.
Điều quan trọng nhất của kịch bản không chỉ liệt kê những đầu việc cần làm mà cần chứa đựng những ý nghĩa nhất định. Đó có thể về tính chất của lễ kỷ niệm hay thông điệp cụ thể mà công ty muốn truyền tải đến với khách hàng, đối tác và nhân viên trong công ty trong quá trình tổ chức sinh nhật công ty.
Bước 2: Chọn Lựa Địa Điểm Tổ Chức Lễ Kỷ Niệm Thành Lập Công Ty
Sau khi có kịch bản chương trình thì điều quan trọng tiếp theo chính là bạn phải lựa chọn được địa điểm tổ chức sự kiện. Địa điểm yêu cầu tổ chức lễ kỷ niệm thành lập công ty cần phù hợp với kịch bản, mục đích hướng đến người tổ chức. Bởi chương trình có hay đến mấy mà địa điểm tổ chức không hợp lý, không đáp ứng được yêu cầu thì chương trình lễ kỷ niệm thành lập công ty cũng không thể thành công tốt đẹp.
Bạn cần khảo sát địa điểm tổ chức sự kiện sinh nhật công ty trước đó để thiết kế sơ đồ tổ chức sự kiện sao cho phù hợp. Sơ đồ bố trí đó cần thể hiện rõ: vị trí tổ chức buổi lễ, vị trí bục phát biểu, khu vực sắp xếp các bàn tiệc đãi khách hàng, vị trí khu vực bàn của các nhà đầu tư hay đối tác…
Bước 3: Dự Kiến Thời Gian Tổ Chức Sự Kiện Lễ Kỷ Niệm Thành Lập Công Ty
Đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp cần xác định rõ thời gian tổ chức lễ thành lập, để có sự chuẩn bị và phương án tốt nhất về nội dung kịch bản, công tác chuẩn bị và các thiết bị, dịch vụ cần cung cấp.
Ngoài ra, trong quy trình tổ chức lễ kỷ niệm thành lập công ty cũng cần xây dựng thời lượng chi tiết của từng công việc để người tổ chức có thể chủ động theo dõi và giám sát. Bạn cần đảm bảo công tác chuẩn bị chương trình, tập dượt, thực hiện tổng duyệt; thời điểm diễn ra khai mạc; thời điểm làm lễ; người đại diện phát biểu; tổ chức trao thưởng; tiến hành nghi thức kỷ niệm và khai tiêc… hợp lý và trong khoảng thời gian dự kiến.
Bước 4: Gửi Thiệp Mời Đến Khách Hàng, Đối Tác Tham Dự
Sau khi có kế hoạch hoàn chỉnh, bạn hãy tiến hành gửi giấy mời theo danh sách đã chuẩn bị. Ngoài ra, đơn vị tổ chức sinh nhật công ty cũng nên đưa ra vài gợi ý về bữa tiệc để khách mời có sự chuẩn bị tốt nhất. Chủ đề chính, trang phục chủ đạo, màu sắc trang phục… là một vài lưu ý cần nhắc đến.
Hơn nữa, kinh nghiệm tổ chức sự kiện lễ kỷ niệm thành lập công ty cho thấy, bạn nên gửi thiệp mời ít nhất trước 3 tuần để mọi người có thời gian sắp xếp và lên kế hoạch tham dự.
Bước 5: Tiến Hành Thực Hiện Tổ Chức Sự Kiện
Nếu lễ kỷ niệm thành lập công ty có kết hợp sử dụng tiệc, bạn cần xác định loại hình tiệc phù hợp, nên sử dụng tiệc chính hay tiệc trà, đặt set menu hay là buffet… Ngoài ra, đơn vị cung cấp tiệc cần bảo đảm các món ăn trong tiệc phù hợp với sở thích và khẩu vị của khách mời tham dự.
Đối với khách mời tham dự, đơn vị tổ chức sự kiện cần chuẩn bị các vật phẩm như: Banner, quà tặng, bằng khen, nước uống, kỷ niệm chương…
Bước 6: Kiểm Tra Và Thực Hiện Tổng Duyệt
Trước khi sự kiện diễn ra, bạn cũng cần kiểm tra và chạy thử chương trình lễ kỷ niệm thành lập doanh nghiệp trước để đảm bảo chương trình diễn ra thành công.
Lúc này, các đầu việc cần thực hiện đó chính là: kiểm tra âm thanh, ánh sáng, sân khấu, các khu vực kê bàn đại biểu, backdrop, băng rôn, banner… chạy thử trước MC, nhóm nhạc và nhóm múa, PG đón khách…
Một đơn vị tổ chức lễ kỷ niệm thành lập công ty chuyên nghiệp, uy tín sẽ là người sẽ chịu trách nhiệm tổng thể chương trình sẽ diễn ra trong buổi lễ, tiến hành phân công, giám sát các hoạt động và đảm bảo tiến độ chương trình được thực hiện đúng kế hoạch.
Nếu bạn muốn tổ chức lễ kỷ niệm thành lập công ty thành công và để lại dấu ấn đáng nhớ, thì hãy đến với Viet Vision Team Building. Chúng tôi với hơn 12 năm trong nghành tổ chức team building & sự kiện cam kết sẽ mang lại một lễ kỷ niệm đặc sắc, ấn tượng và là một dấu mốc không thể quên trong hành trình phát triển của mỗi công ty, doanh nghiệp.
