Tổ chức sự kiện liệu có đơn giản như chúng ta thường nghĩ? Tổ chức sẽ thực sự đơn giản nếu bạn nắm được quy trình tổ chức sự kiện cơ bản nhất mà Viet Vision Team Building chúng tôi đưa ra gợi ý cho bạn dưới đây.
Quy Trình Trước Khi Tổ Chức Sự Kiện
Xây Dựng Ý Tưởng Và Chủ Đề Sự Kiện
Trước khi tiến hành tổ chức sự kiện bạn phải lên xây dựng ý tưởng và chủ đề chung cho sự kiện đó. Ý tưởng và chủ đề chính là chìa khóa để bạn lên kế hoạch cho các bước tiếp theo trong tổ chức sự kiện.
Với mỗi sự kiện khác nhau như tổ chức sự kiện tiệc cuối năm; tổ chức lễ ra mắt, giới thiệu sản phẩm mới; tổ chức sự kiện khai trương,… đều có những yêu cầu sắp xếp, cách bài trí sân khấu, không gian tổ chức khác nhau. Vì thế mỗi một sự kiện tổ chức cần có những ý tưởng riêng, phù hợp với yêu cầu của khách hàng đưa ra cũng như tiêu chí sự kiện mong muốn hướng tới.
Khi đã có được ý tưởng tổ chức sự kiện thì bước tiếp theo chính là tiến hành xây dựng chủ đề cho chương trình như màu sắc chủ đạo của sự kiện, hình ảnh chủ đề, hoạt động trong sự kiẹn,… Nếu ý tưởng được xem như linh hồn của event thì chủ đề là diện mạo của sự kiện. Để có ý tưởng và chủ đề phù hợp, bạn cần dựa trên tiêu chí khách hàng đề ra, tệp khách mời tới tham dự và mục tiêu truyền thông của sự kiện.
Thời Gian Và Địa Điểm Tổ Chức Sự Kiện
Sau khi đã xây dựng ý tưởng và chủ đề sự kiện, bạn sẽ tiếp tục chọn thời gian và địa điểm tổ chức sự kiện.
Thời gian tổ chức sự kiện nên được chọn tương thích với mục đích tổ chức sự kiện. Ví dụ, đối với sự kiện khai trương, bạn nên tổ chức vào buổi sáng, thời điểm mọi người di chuyển nhiều trên đường, để sự kiện khai trương thu hút sự chú ý. Nhưng nếu bạn tổ chức một sự kiện tiệc tất niên cuối năm thì nên chọn thời gian vào buổi tối hoặc ngày cuối tuần để khách mời tham gia sự kiện có nhiều thời gian tham dự sự kiện được thoải mái.
Địa điểm tổ chức sự kiện phải được cân nhắc sao cho phù hợp với loại hình sự kiện. Địa điểm tổ chức sự kiện ở Hà Nội rất đa dạng và phong phú, nếu tổ chức sự kiện trong nhà bạn có thể chọn các địa điểm tổ chức hội thảo – hội nghị, nhà hàng hoặc trung tâm sự kiện, nếu tổ chức sự kiện ngoài trời, bạn có thể cân nhắc các địa điểm tổ chức event ngoài trời như công viên hoặc không gian tổ chức sự kiện ngoài trời ở các nhà hàng.
Xây Dựng Kịch Bản Tổ Chức Event Chi Tiết
Đây là bước quan trọng trong quy trình tổ chức sự kiện truyền thông. Xây dựng chi tiết kịch bản sự kiện là bước tạo event trên giấy tờ. Trong bước này, người xây dựng kịch bản sẽ hoạch định những công việc quan trọng cần chuẩn bị như trang trí và dàn dựng, viết kịch bản chương trình, bố trí nhân lực cho từng khâu,… Bạn cũng cần xây dựng bảng phân công công việc cho từng nhân viên cụ thể để kiểm soát tiến độ công việc được cụ rõ ràng hơn.
Lên Danh Sách Khách Mời
Để chuẩn bị sự kiện một cách chu toàn nhất, bạn cần phải lên một bản danh sách khách mời. Việc lên danh sách khách mời giúp bạn thống kê được đối tượng tham dự sự kiện cụ thể, chính xác và không bỏ sót bất cứ ai. Hơn nữa có danh sách khách mời sẽ thuận tiện cho bạn trong việc chuẩn bị sự kiện và đón tiếp khách được chu đáo hơn.
Dự Trù Kinh Phí Tổ Chức
Bạn nên dự trù kinh phí các khoản một cách rõ ràng. Nếu chỉ được tổ chức sự kiện trong một khoản tiền nhất định thì bạn nên chia khoản tiền đó ra theo các khoản nhỏ tương ứng với các công việc cụ thể.
Trình Bày Dự Án Với Khách Hàng
Sau khi đã có bản kế hoạch cụ thể tổ chức sự kiện, bạn sẽ phải đưa bản kế hoạch đó cho khách hàng để khách hàng có đồng ý thực hiện hay có muốn sửa đổi gì không. Nếu khách hàng hoàn toàn đồng ý với kế hoạch của bạn thì quá đơn giản rồi, hãy bắt tay chuẩn bị sự kiện ngay.
Quy Trình Trong Khi Tổ Chức Sự Kiện
Tiến Hành Chuẩn Bị Sự Kiện
Đây là khâu bạn sẽ biến ý tưởng trên giấy tờ thành hiện thực. Các bộ phận thực hiện theo nhiệm vụ được phân công. Những công việc bạn sẽ cần thực hiện trong bước này bạn cần làm đó là:
- Trang trí địa điểm tổ chức sự kiện
- Thiết lập hệ thống âm thanh, ánh sáng.
- Gửi thiệp mời đến khách mời
Một người tổ chức sự kiện chuyên nghiệp cần liên tục giám sát tiến độ tổ chức sự kiện như công việc cụ thể được phân công. Nếu có phát sinh sự cố hay vấn đề trong quá trình tổ chức, người tổ chức sự kiện cần báo lại để mọi người cùng nhau giải quyết và đưa ra phương án thay thế thích hợp.
Tổng Duyệt Chương Trình
Bạn đừng coi thường bước chạy thử, tổng duyệt trong quy trình tổ chức sự kiện cơ bản. Đây là bước kiểm tra tổng thể cuối cùng trước khi sự kiện được chính thức bắt đầu. Chạy thử chương trình giúp bạn đánh giá được sự kiện đã thực hiện được bao nhiêu so với kế hoạch ban đầu và sự kiện có cần điều chỉnh gì không
Quá Trình Tổ Chức Sự Kiện
Theo kinh nghiệm tổ chức sự kiện sẽ có 3 bước chính bạn cần thực hiện:
Đón Tiếp Khách Mời
Khâu đón tiếp khách chính là lời chào, là màn gây dựng ấn tượng đầu tiên đến khách mời. Vì thế bạn sẽ cần thiết lập một đội lễ tân để đón tiếp khách và mời khách vào vị trí ngồi thích hợp.
Qúa Trình Diễn Ra Chương Trình
Trong quá trình sự kiện diễn ra, dù đã chuẩn bị kĩ lưỡng nhưng bạn vẫn cần tập trung kiểm tra từng khâu một cho đến khi kết thúc chương trình. Các vị trí điều khiểu chương trình sự kiện cần thực hiện chương trình đúng như kế hoạch ban đầu, tránh trường hợp phát sinh những sự cố ngoài ý muốn.
Kết Thúc Chương Trình
Sau khi kết thúc chương trình, đội lễ tân vẫn có nhiệm vụ đưa tiễn khách và gửi lời cám ơn đến khách. Bạn cũng có thể chuẩn bị những món quà nhỏ hay quà tặng lưu niệm thay lời cám ơn của mình gửi đến khách mời tham dự sự kiện.
Quy Trình Sau Khi Kết Thúc Sự Kiện
Dọn Dẹp Địa Điểm Tổ Chức Sự Kiện
Sau sự kiện đã kết thúc, chương trình sự kiện vẫn chưa hoàn toàn kết thúc. Lúc này bạn cần dọn dẹp địa điểm tổ chức sự kiện, làm thủ tục thanh toán hợp đồng thuê địa điểm tổ chức sự kiện, bàn giao đạo cụ dụng cụ thuê sử dụng,…
Họp Bàn Rút Kinh Nghiệm
Khi tổ chức event kết thúc, mỗi bộ phận sẽ viết báo cáo đánh giá về quá trình tổ chức sự kiện vừa qua. Sau đó sẽ có một buổi họp đưa ra đánh giá của từng bộ phận về việc thực hiện công việc khi tổ chức sự kiện.
Một quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp sẽ gồm những bước cơ bản trên đây. Nếu bạn cần thêm sự tư vấn, chúng tôi – công ty tổ chức sự kiện uy tín tại Hà Nội Viet Vision Team Building luôn sẵn sàng đưa ra cho bạn những ý tưởng tổ chức sự kiện độc đáo, mới lạ để bạn có thể tổ chức sự kiện cho công ty hoàn hảo.
