Luôn là mối quan tâm hàng đầu của các nhà tổ chức sự kiện, ẩm thực là một hạng mục quan trọng quyết định sự thành bại của một event. Nếu có phục vụ tiệc trong tổ chức sự kiện, hãy cùng Viet Vision Team Building xem thêm làm sao để tổ chức ăn uống sao cho đúng, cho hợp lý và suôn sẻ nhé!
Lựa Chọn Địa Điểm Phục Vụ Tiệc Trong Tổ Chức Sự Kiện
Nếu trong sự kiện, khách hàng đã quyết định địa điểm tổ chức và đưa ra thực đơn cần phục vụ thì quá tốt, bạn chỉ cần tiến hành thực hiện là xong. Nhưng điều này rất ít. Thông thường, khách hàng sẽ giao luôn phần việc này cho bạn thực hiện.
Sự kiện sẽ đặc biệt ấn tượng nếu bạn lựa địa điểm tổ chức sự kiện là một khách sạn sang trọng, trung tâm tổ chức hội nghị có tiếng hay hệ thống nhà hàng đẳng cấp. Không chỉ phong cách phục vụ chuyên nghiệp, nhiệt tình, họ còn có thể tư vấn cho bạn về thực phẩm, đồ uống cần sử dụng và nên phục vụ tiệc khi nào hợp lý và tiết kiệm ngân sách nhất có thể.
Tuy nhiên, nếu địa điểm tổ chức sự kiện lại nằm ở nhà máy, trường học, nhà văn hóa… thì sẽ có rất nhiều điều bạn cần phải lưu ý.
Xác Định Loại Hình Tiệc Phục Vụ
Bạn cần xác định mục đích tổ chức sự kiện để dễ dàng xác định loại hình phục vụ tiệc phù hợp. Đó là nên sử dụng tiệc chính hay tiệc trà, đặt set menu hay là buffet… Mặt khác, việc chọn thực đơn và sắp xếp bàn ghế, bố trí bàn tiệc cũng giúp đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp đạt được nhiều mục tiêu hơn.
Chẳng hạn như tổ chức lễ ra mắt giới thiệu sản phẩm mới cần tạo không gian gần gũi, cởi mở thì bạn nên kê theo dãy bàn dài, lựa chọn tiệc buffet đứng để khách tham dự có thể tự do chọn lựa món ăn, chuyện trò và thảo luận sản phẩm mới với người khác.
Dự Trù Ngân Sách Phục Vụ
Đây là khâu vô cùng quan trọng, quyết định đến 90% thành công của sự kiện. Bạn hãy xác định rõ ngân sách tổ chức tiệc là bao nhiêu để từ đó có phương án bố trí đặt tiệc thích hợp. Chi tiêu trong định mức cho phép nhưng cũng cần mang đến cho khách mời nhiều lựa chọn.
Bên cạnh đó, việc xác định cụ thể lượng khách tham dự cũng giúp ích cho bạn rất nhiều. Thực hiện tốt điều này bạn sẽ đảm bảo tiệc được tổ chức vừa đủ, không thừa không thiếu, tránh lãng phí nguồn ngân sách. Hơn nữa, nếu bạn hiểu rõ đối tượng khách tham dự tiệc ăn uống là ai, nghề nghiệp của họ là gì, sở thích của họ ra sao… thì sẽ giúp ích ít nhiều trong khi tổ chức ăn uống trong event.
Lựa Chọn Thực Đơn Tiệc Phù Hợp
Khâu xây dựng thực đơn tiệc quan trọng nhất là loại hình tổ chức, số lượng và thành phần khách tham dự. Khi xây dựng thực đơn, công ty tổ chức sự kiện cần bảo đảm những điều sau:
- Nên giới thiệu những món ăn mới lạ, có điểm nhấn, thu hút sự chú ý của khách tham gia. Bạn có thể lựa chọn các món ăn địa phương, đặc sản vùng miền, món ăn độc đáo theo mùa.
- Cần tránh những món ăn có xương hoặc nhiều nước, gây khó khăn khi thưởng thức cho khách mời.
- Khẩu phần ăn của từng người ước chừng khoảng bao nhiêu để tính toán sao cho hợp lý, vừa đủ.
- Đối với sự kiện có tính chuyên nghiệp cao, cũng cần phải xác định có bao nhiêu khách mời dị ứng với các món ăn, đồ uống để có phương án thay thế thích hợp.
- Các món ăn theo mùa nên được sắp xếp phục vụ cho hợp lý.
- Có thể cân nhắc các món ăn văn hóa của các đất nước có nên ẩm thực phong phú như Nhật Bản – sashimi và sushi…
Ngoài ra, đơn vị tổ chức event chuyên nghiệp cũng cần lưu ý về đồ uống sử dụng trong bữa tiệc. Nếu là bữa tiệc quan trọng cho công ty, doanh nghiệp như tổ chức hội nghị khách hàng, tổ chức tiệc cuối năm… thì bạn nên chuẩn bị sẵn một số loại thức uống phù hợp như rượu, bia, cocktail… Tuy nhiên, bạn cũng nên căn cứ vào ngân sách cho phép để có thể chọn lựa loại đồ uống thích hợp, tránh chọn loại rượu đắt tiền gây ảnh hưởng lớn tới chi phí tổ chức sự kiện.
Sắp Đặt Bàn Tiệc Tinh Tế
Bố trí bàn tiệc cũng cần đáp ứng đươc mục đích của bữa tiệc. Ngoài ra, nếu có thể, bạn nên sắp xếp trước chỗ ngồi và có đánh số rõ ràng. Tuy nhiên điều này cũng không cần thực hiện quá triệt để, bởi các khách mời có thể quen nhau và họ muốn ngồi cùng nhau. Hơn nữa, trên các bàn tiệc nhất định phải đánh số để dễ dàng và thuận tiện cho việc phục vụ.
Phong Cách Phục Vụ Tiệc Chuyên Nghiệp
Nhân viên phục vụ tiệc trong tổ chức sự kiện cần hiểu rõ về vai trò của họ; bố trí tiệc ở khu nào, bàn tiệc nào, món nào; khách mời nào cần lưu ý… Đối với đồ uống có cồn hay tiệc rượu cần bố trí người rót rượu chuyên nghiệp cho khách tham dự sử dụng.
Ngoài ra, trong thời gian phục vụ, bật một bản nhạc du dương, một bài hát ý nghĩa cũng sẽ mang đến bầu không khí tuyệt vời cho bữa tiệc.
Nếu có bất cứ thắc mắc nào về tổ chức sự kiện hay tổ chức team building, bạn hãy liên hệ đến Viet Vision Team Building – công ty tổ chức team building & sự kiện chuyên nghiệp, uy tín nhất thị trường hiện nay. Chúng tôi tự tin sẽ mang đến cho bạn chương trình hấp dẫn, cuốn hút, để lại nhiều ấn tượng cho khách tham dự.
