5W1H là gì? 5W1H có ý nghĩa như thế nào? Tại sao lại áp dụng công thức này trong nghề tổ chức sự kiện? Tìm hiểu về nguyên tắc này thông qua những thông tin bổ ích dưới đây.
Nghành tổ chức sự kiện luôn có những nguyên tắc cơ bản mà người tổ chức cần theo sát khi thực hiện lập kế hoạch tổ chức. 5W1H có nghĩa là 5W – Why (Tại sao), What (Cái gì), When (Khi nào), Where (Ở đâu) và 1H – How (Như thế nào).
1. Why (Tại Sao)
Từ Why đề cập đến mục đích chính sự kiện. Hãy nhờ nó đưa ra những điều bạn muốn đạt được từ sự kiện. Có thể là bạn muốn tổ chức sự kiện để quảng bá tên tuổi, hình ảnh, thương hiệu; tăng doanh thu hay giới thiệu sản phẩm/ dịch vụ mới của công ty…
Sau khi xác định mục tiêu rõ ràng, bạn hãy bắt đầu lập kế hoạch tổ chức sự kiện. Bước này vô cùng quan trọng vì nó cung cấp cho bạn các công việc cần thực hiện để có thể hoàn thành mục tiêu nhanh chóng và đạt hiệu quả cao nhất.
2. What (Cái Gì)
What chính xác là những việc bạn sẽ làm trong sự kiện. Bạn có thể tham khảo một số gợi ý:
– Tên sự kiện
– Thông tin chung sự kiện: Tổ chức sự kiện theo hình thức nào? Đơn vị tổ chức là ai?…
– Thông tin về khách mời: Ai sẽ là khách mời quan trọng? Danh sách khách mời có những ai và với số lượng bao nhiêu? Thành phần khách mời có những đối tượng nào (nhà tài trợ, các đối tác, khách hàng, cơ quan truyền thông…)
– Chủ đề chính của sự kiện: Ý tưởng chủ đạo của sự kiện là gì? Sử dụng gam màu gì cho phù hợp? Có cần thực hiện đồng bộ trong tất cả các khâu không?
– Đơn vị cung cấp dịch vụ: Ai là nhà cung cấp dịch vụ? Về âm thanh, ánh sáng, thiết bị sử dụng? Về quà tặng, trang trí?
– Khách mời: Trang phục khách mời cần lưu ý gì? Nên mặc gam màu nào?
– Vào cửa: Khách tham dự vào cửa sử dụng hình thức gì? Vào cửa tự do, bán vé hay phát thư mời?
– Qùa tặng: Bạn muốn để lại ấn tượng gì cho khách tham dự? Nên tặng cho họ khi nào?
– Truyền thông, quảng cáo: Làm thế nào để xây dựng chiến dịch truyền thông hiệu quả đến đối tác, khách hàng trước, trong sự kiện và sau sự kiện?
– Lịch trình chi tiết: Hoạt động nào sẽ diễn ra trong sự kiện? Về thời gian, nội dung, người tham gia?
– Đồ ăn & đồ uống: Đồ ăn, thức uống nào sẽ được phục vụ trong sự kiện? Thực phẩm & đồ uống có cần phù hợp với chủ đề, đối tượng tham dự sự kiện không? Cần lưu ý gì về thực phẩm & đồ uống không?
– Ngân sách: Chi phí sản xuất, nhân sự, marketing, pr cần thiết cho sự kiện khoảng bao nhiêu? Dự trù tổng chi phí tổ chức sự kiện đạt mốc nào?
3. When (Khi Nào)
Trả lời When – để biết thời điểm nào trong ngày, trong tháng, trong năm tổ chức sự kiện là thích hợp nhất. Ngoài ra, bạn cũng cần lưu ý một vài điểm sau:
– Ngày và thời gian tổ chức phải thuận tiện cho khách mời, người tham dự.
– Thời gian tổ chức không trùng với bất kỳ sự kiện lớn và quan trọng nào.
– Đối với sự kiện tổ chức ngoài trời, diễn biến về thời tiết cần phải được cập nhật
4. Where (Ở Đâu)
Where dùng để biểu đạt nơi nào sẽ diễn ra sự kiện. Để sự kiện thành công, địa điểm tổ chức sự kiện phải được bố trí thuận tiện tối đa về giao thông cho khách mời, cũng như phải phù hợp với ý tưởng, với mục đích chính của sự kiện.
5. Who (Ai)
Who mang đến cho bạn những gợi ý về đối tượng tham dự. Bạn có thể biết rõ bằng cách trả lời các câu hỏi: Bạn sẽ tổ chức sự kiện cho ai, nhà tài trợ, đối tác, hay khách hàng? Những đối tượng nào bạn mong muốn tham gia vào sự kiện?
6. How (Như Thế Nào)
Thông qua How, đơn vị tổ chức sự kiện sẽ biết cách tiến hành sự kiện thế nào là tốt nhất. Điều này phụ thuộc vào loại hình sự kiện (tổ chức hội nghị hội thảo, tổ chức lễ ra mắt sản phẩm mới, tổ chức lễ khai trương…), yêu cầu của khách hàng hay ý tưởng của người tổ chức.
Kinh nghiệm tổ chức sự kiện vừa cung cấp những khái quát về công thức 5W1H cực thông dụng trong tổ chức sự kiện Teambuilding. Từ đây, ta có thể thấy công thức này có thể dược áp dụng vào rất nhiều lĩnh vực khác nữa, thật hữu dụng phải không nào? Hãy vận dụng nó trong mọi hoạt động của cuộc sống để công việc của bạn trở nên thuận lợi hơn nhé.
